Для того чтобы создать профиль управления временем, обыщите сначала свои карманы, сумку, кошелек и/или портфель. Какие предметы вы всегда носите с собой? Кроме того, подумайте, какие вещи вы хотели бы чаще иметь под рукой. Как они способствуют повышению вашей продуктивности? Для выполнения этого действия есть две причины:
1. Предметы, которые вы носите с собой, помогут вам определить, что отнимает у вас время. Например, если вы берете с собой ручку и блокнот на каждую встречу, то можете обнаружить, что впоследствии (в тот же день или в ту же неделю) у вас уходит слишком много времени на просмотр всех сделанных записей и поиск того, что вам нужно, когда в этом возникает необходимость.
2. Предметы, которые вы носите с собой, служат в качестве материального напоминания о том, почему для вас так важно управлять своим временем, работать эффективнее, мыслить масштабнее и успевать больше. Например, вы можете хранить в бумажнике семейную фотографию. Время от времени вам необходимо смотреть на нее, чтобы напомнить себе: для вас очень важно добиваться максимальной эффективности и результативности, поскольку это позволит проводить больше времени с родными.
Выделите немного времени, чтобы составить список таких предметов прямо сейчас, на приведенных ниже пустых строках.
Предмет 1 ______________________
Предмет 2 ______________________
Предмет 3 ______________________
Предмет 4 ______________________
Предмет 5 ______________________
Предмет 6 ______________________
Обычно, начиная семинар по повышению эффективности рабочего процесса, я прошу участников поразмышлять над следующим вопросом: «Когда вы в последний раз анализировали то, как вы работаете?» Наверное, вы догадываетесь, что многие отвечают: «Никогда».
Создание и освоение стратегий и методов тайм-менеджмента действительно требует времени. Если вы посмотрите, как сейчас им управляете, то, скорее всего, придете к такому выводу: вы делаете то же, что и всегда, потому что это обеспечивало требуемый результат – до настоящего момента. Однако, чтобы улучшить лучшее, вероятно, пора пересмотреть то, как вы распоряжаетесь своим временем.
Я настоятельно рекомендую вам на протяжении следующих нескольких дней особенно внимательно присматриваться к тому, на что уходит ваше время. Отметьте, как часто окружающие отрывают вас от работы, как часто вы сами вынуждены прерывать ее и что-то искать или сколько времени у вас отнимает выполнение определенных должностных функций. Продолжая анализировать свои методы, попытайтесь найти новые практики, которые позволят вам самоорганизоваться, и сразу же примените их.
Ниже перечислены мои любимые стратегии для внесения немедленных улучшений в процесс организации времени:
1. Назначайте встречи на пятнадцатую минуту часа. Приглашайте коллег на встречу, которая начнется в 9:15 и закончится в 10:00 или пройдет с 14:15 до 15:00. Судя по моему опыту, большинство часовых собраний можно провести за 45 минут. На самом деле именно столько они и продолжаются, поскольку довольно часто, особенно во второй половине дня, люди в любом случае опаздывают на заседания на 5–15 минут. Если привычка опаздывать – часть вашей корпоративной культуры, начинайте встречи в 9:15; поскольку в большинстве случаев его участники в начале следующего часа уже готовы отправиться на свои рабочие места, вы не без удовольствия обнаружите, что ваши коллеги все-таки приходят «вовремя».
2. «Всегда будьте готовы». Я еще раз повторяю этот девиз, поскольку он очень важен. Куда бы вы ни направлялись, берите с собой какую-либо работу. В случае если вам придется ждать начала встречи или отправления рейса, вы сможете ответить на электронное письмо или звонок, а порой и просмотреть материалы другой встречи или проекта. Еще вы можете подтвердить деловую встречу, составить черновик ответа на письмо или набросать предварительный план реализации проекта.
3. Сделайте что-нибудь полезное в самом начале дня. Придя утром в офис и сев за свой стол, займитесь для начала тем, что можно быстро закончить. Через несколько недель вы обнаружите, что переделали кучу мелких дел и теперь у вас появилось чуть больше времени, ментального пространства и вдохновения, чтобы всерьез взяться за решение более крупных задач. Завершение мелких дел поднимет ваш энергетический уровень и позволит взять оптимальный темп для стабильной работы над проектами самых разных уровней сложности и приоритетности.
4. Меньше отвлекайте других людей. Всегда держите лист бумаги где-нибудь на краю рабочего стола. Когда подумаете о чем-то не очень срочном, что вам нужно обсудить или спросить у одного из своих коллег, запишите это на листе бумаги, вместо того чтобы сразу же бежать к этому человеку. Поэкспериментируйте с таким подходом и увидите: вместо того чтобы отрывать кого-то от работы три раза за час по одному и тому же поводу, вы сможете обратиться к нему всего раз, но с тремя вопросами.
Вы научитесь управлять временем более эффективно, если решите, на чем хотите сфокусироваться, и проанализируете достигнутые успехи.
Правильно ли вы организуете время встреч? Сегодня вечером перед уходом из офиса просмотрите свое расписание деловых встреч и работы, запланированных на следующий день. Прикиньте, нет ли возможности перенести что-то на другой день. Проанализируйте свой график на следующую неделю и спросите себя, реально ли назначить встречу с двумя людьми одновременно. Найдите и выделите в своем расписании от 30 до 60 минут подряд (возможно, даже несколько раз в день), на протяжении которых вы сможете за закрытой дверью своего кабинета или в конференц-зале сфокусироваться на одном проекте или приоритетной задаче и вас никто не будет отвлекать.
Мои клиенты считают такой вечерний анализ наиболее подходящим временем для осознания того, какие изменения в свой график они могут внести, чтобы сделать следующий день более продуктивным и увлекательным. Решите, на чем вы намерены сфокусироваться и как планируете это осуществить. Осмыслите и воспользуйтесь с выгодой для себя всем тем, что оказывает влияние на вашу работоспособность, – и увидите, что можете более эффективно распоряжаться своим временем.
Далее откройте свое расписание на будущий четверг, минимум на четверг следующей недели. Напишите на этой странице: «Тайм-менеджмент и я».
До того момента, как увидите это напоминание в следующий раз, у вас будет около недели, чтобы проанализировать, как вы используете время и его небольшие отрезки. Это позволит вам оценить проделанную работу и успехи, которых вы достигли. Я рекомендую своим клиентам проводить такой анализ по четвергам, а не по пятницам: это позволяет подытожить работу, выполненную на текущей неделе, и подтянуть кое-какие хвосты к концу рабочего дня в пятницу.