Пока не прослушал курс, организованный местным университетом. Я нашел в почтовом ящике листовку, рекламировавшую семинар под названием «Тайм-менеджмент для учителей». Это было именно то, что нужно! Я сразу же записался на двухчасовое вечернее занятие. Когда я пришел туда, где оно проводилось, я был поражен. Везде висели указатели, в какой аудитории проходит семинар. Кроме того, ведущий начал его вовремя – а это, как я уже понял, большая редкость в сфере образования. (Впоследствии я узнал, что корпоративной среде свойственна та же проблема, поскольку большинство встреч начинаются с задержкой на 5–15 минут.)
Ведущий попросил нас описать свою методику преподавания всего одним предложением. На протяжении целого вечера я писал и переписывал то, что думал о своей методике преподавания тогда, в далеком 1997 году. И у меня получилось весьма впечатляющее предложение, которое я запомнил навсегда: «Я учу детей для того, чтобы они видели дальше Оджаи».
Мне не требовались другие слова, чтобы объяснить, чего я хочу достичь. (Впоследствии я прикрепил этот лист бумаги в своем классе на стене, рядом с рабочим столом, где он и висел следующие три года!)
Я убежден, что заявление «Для того чтобы…» – это нечто большее, чем объявление о миссии, решимость достичь чего-то и даже больше, чем смысл бытия. Понаблюдайте за тем, кто глубоко погружен в свое «Для того чтобы…» – будь то музыкант, фермер, спортсмен, отец или мать, актер, любой другой человек, который профессионально относится к своему делу, – и увидите нечто удивительное: полную вовлеченность, полное присутствие, ощущение участия в чем-то значимом, счастья, а во многих случаях и чувство завершенности.
Этот опыт часто описывают как пребывание «в зоне», «в потоке» или просто «пребывание здесь и сейчас». Только избранные счастливчики знают свое «Для того чтобы…» с раннего возраста и могут действовать в соответствии с ним. Остальных же необходимо подталкивать к этому. Именно поэтому давайте начнем с субъективной оценки.
Сколько времени из прошедших 100 часов, на протяжении которых вы работали, ездили в офис и обратно, ели и спали, вы посвятили своему «Для того чтобы…»? Просмотрите ежедневник, записи в блокноте, списки текущих дел и стопки бумаг, документов, журналов и книг, которые лежат у вас на столе. Внимательно проанализируйте несколько прошедших дней, час за часом. Составьте список того, на что вы потратили бóльшую часть времени, а также чему уделили недостаточно внимания. Вспомните, что вы сделали, с кем говорили и куда ездили за последние пару дней (этого времени достаточно, чтобы заняться несколькими из своих самых важных задач).
На самом деле в каждый текущий момент вы занимаетесь примерно 10–20 MIT. Судя по моему опыту, я могу наиболее эффективно решать около четырех приоритетных задач в день. Каждый раз, когда я пытался охватить больше, я многое не успевал и чувствовал себя эмоционально опустошенным из-за того, что чего-то не сделал. Поскольку я знаю об этом, я осознаю и необходимость отдавать себе полный отчет в том, на каких конкретных задачах я должен сфокусироваться.
Вот уже много лет в конце каждого дня я выполняю упражнение на анализ и планирование. Я анализирую свои ощущения относительно того, что мне удалось сделать с выбранными MIT, а затем планирую четыре MIT на следующий день. Моя цель – пройти как можно больше таких циклов за неделю, месяц и год.
При таком подходе к организации работы и жизни становится очевидным, с какими сферами внимания, MIT и проектами вам не удается поработать как следует или, как говорит один мой клиент из Вооруженных сил США, какие из них «вышли из-под контроля». Он же очень точно описал эту ситуацию так: «У меня есть план на день, и я готов заняться его реализацией, но тут на базе происходит утечка, или кто-то звонит и говорит, что заболел, или мы узнаем о какой-то угрозе, которую необходимо устранить».
Вместо того чтобы в конце рабочего дня уходить из офиса, надеясь на то, что вам удалось добиться положительных результатов, попробуйте провести такой эксперимент: в конце дня проанализируйте все те задачи, которые считали важными для себя, и определите, что вы на самом деле сделали, чтобы их реализовать.
Кроме того, сегодня перед уходом из офиса и затем на протяжении следующих пяти дней определите четыре (да, только четыре) MIT на следующий день; запишите их на листике или стикере и оставьте там, где вы обязательно увидите его завтра утром, придя на работу. Важно помнить о том, что это не задания, которые вам необходимо выполнить, не люди, с которыми нужно встретиться, и не проекты, которые следует проконтролировать, а просто ваши самые важные задачи. Фактически вам не нужно ни к чему готовиться; достаточно выбрать приоритетные направления, записать их и поставить перед собой задачу время от времени просматривать этот список на протяжении дня.
Вы должны всегда отслеживать соотношение между делом и занятостью – это позволит получить информацию, необходимую для принятия важных решений. Просмотрев свои четыре MIT в начале каждого дня, а затем перед уходом проанализировав, сколько времени вы им уделили, вы составите более объективное и точное представление о том, как распоряжаетесь своим временем, где и что можете улучшить и с кем вам желательно больше общаться.
В процессе персонального планирования и расстановки приоритетов вы можете выбирать задачи на предстоящий день из основного списка MIT. Для начала определите, как часто что-то меняется в вашем окружении – каждую неделю, месяц, по сезонам, раз в год или реже? Я постоянно вношу изменения в свой список MIT, добавляю новые пункты или что-то исключаю из него. Как правило, в жизни большинства людей перемены происходят примерно три раза в год. Например, у вас на работе появляется новый сотрудник; новые соседи поселяются рядом; вы решаете провести следующий отпуск в новом месте или получаете повышение по службе.
Одно из преимуществ определения своих самых приоритетных задач состоит в том, что, как только вы составите список MIT, вы можете пользоваться им до тех пор, пока в вашей жизни что-то не изменится (это может быть новая работа, переезд, новая возможность, проект и т. д.).
Разумеется, у вас больше четырех MIT – у всех нас их больше. Однако я советую каждый день выбирать только четыре по причинам, о которых уже упоминал выше. Я твердо убежден в целесообразности выбора тех задач и проектов, в которых могу добиться наилучших результатов – максимума, как говорит Маркус Бакингем в своей книге «Добейся максимума. Сильные стороны сотрудников на службе бизнеса» [13] . Лично я ставлю перед собой такую цель – проводить каждый день так, чтобы решить максимум текущих задач, не забывая при этом о своем «Для того чтобы…».
Если вы заблаговременно определите четыре задачи, по которым хотите добиться максимальных результатов в течение 24 часов, у вас будут все данные, необходимые для того, чтобы планировать, пересматривать и осуществлять требуемые действия. Такой подход позволит вам создать все условия для достижения максимального успеха.