1. Научиться говорить «нет».
2. Извлекать максимальную пользу из вынужденных перерывов в работе.
3. Управлять встречами.
4. Применять принцип подотчетности.
1. Научиться говорить «нет». Я работал с клиенткой, которая называла себя человеком бесконечных «да» (это ее слова, не мои). Во время нашего сотрудничества мне стало ясно, что ее подчиненные и клиенты привыкли слышать «да» всякий раз, когда просили ее о чем-то. Было также очевидно, что список текущих дел уже вышел из-под ее контроля из-за всех тех вещей, которые она согласилась для кого-то выполнить.
По словам клиентки, с тех пор как ее назначили на новую должность, она имела возможность убедиться в том, как важно научиться говорить «нет». Но она признала, что не знает, как это сделать. Когда мы обсудили с ней эту тему, мне стало ясно, что она не пробовала применять данный метод по отношению к более мелким вещам. Она посетовала, что однажды ответила отказом на просьбу провести собрание по проекту, над которым работала уже несколько месяцев, однако, когда ее босс узнал об этом, он выразил обеспокоенность по поводу ее готовности работать в команде.
Мы решили, что ей следует попрактиковаться в умении говорить «нет» на более мелких вещах, и начали с обновления и упорядочивания списков дел. Составили на их основе один большой главный список, а затем еще раз поочередно проанализировали каждый его пункт. Задача моей клиентки состояла в следующем: пересмотреть и сказать «нет» хотя бы одному из 10 пунктов списка. Затем она написала текст, проговаривать который я порекомендовал ей на протяжении недели, прежде чем использовать на деле. Вот что написала моя клиентка:
Я понимаю, о чем вы меня просите, но, к большому сожалению, у меня совершенно нет свободного времени на этой неделе. Если вы можете подождать, я займусь вашей просьбой на следующей неделе. В противном случае вы можете обратиться за помощью к кому-то другому.
По всей вероятности, вы смотрите на этот текст и реагируете на него одним из следующих способов:
• Да, но вы не знаете моей работы.
• Да, но вы не понимаете, как работают те люди, которые меня окружают.
• Да, но вы не понимаете, что я только недавно получил эту должность.
• Да, но вы не встречались с людьми, с которыми я сотрудничаю.
Именно поэтому мы и должны практиковаться в малом. После того как моя клиентка попробовала отвечать так на просьбы, с которыми к ней обращались, я поставил перед ней задачу произносить этот спич только раз в неделю. Это был небольшой эксперимент, в ходе которого она совершенно свободно могла выбирать, когда именно применять такой подход.
Звонок этой клиентки я запомню на всю оставшуюся жизнь. Телефон взорвался во второй половине дня; женщина на другом конце говорила быстро и очень взволнованно: «Джейсон, это сработало. Сработало!!! Я не могу в это поверить».
На какой-то момент я задумался, кто это может быть, но затем узнал голос клиентки и улыбнулся. Прошел почти месяц с тех пор, как мы начали обучение, и у нее появилось желание сообщить, что она только что применила придуманный нами сценарий в разговоре с человеком, который обратился к ней за помощью в работе над каким-то проектом. Она знала, что это удобный момент для эксперимента, поэтому сказала тому человеку, что не может уделить ему внимание на этой неделе. А потом предложила попросить помощи у кого-то другого из их команды, поскольку приближался конечный срок сдачи проекта.
Клиентка сделала паузу, а затем продолжила: «И знаете, что он ответил, Джейсон? Он сказал: “Да, вы правы. Готов поспорить, что у Джона найдется время для этого”. После чего развернулся и ушел. Точно таким же способом я вернула себе пару часов времени на этой неделе. Этот метод работает!»
Я улыбался до ушей, когда повесил трубку.
Развить умение говорить «нет» – не значит закрыть дверь и стать полностью недоступным для коллег, друзей или членов семьи. Это значит всего лишь то, что вы должны осознавать, какие обязательства на себя берете, и принимать мудрые решения по поводу того, когда уместно мягко отказаться от участия в том, что отвлечет вас от выполнения важной работы.
2. Извлечь максимальную пользу из вынужденных перерывов в работе. Еще один фактор, оказывающий негативное влияние на продуктивность на рабочем месте, – это бесконечный поток вынужденных перерывов в работе, которые рассеивают наше внимание на протяжении дня. По данным опубликованного недавно отчета Harvard Business Review, люди тратят на такие перерывы в среднем по 96 минут продуктивного времени в день, что равно почти 8 часам в неделю или 32 часам в месяц. Я знаю, что не в вашей власти полностью исключить такие перерывы, но вы можете попрактиковаться в извлечении максимальной пользы из них.
Да-да, именно максимальной пользы. По всей вероятности, вы уже много лет пытаетесь сократить количество отвлекающих факторов. Ну что же, теперь пришла пора извлечь максимальную пользу из каждого. Вот как я это делаю. Когда мне необходимо прервать кого-то, будь то по телефону или при личной встрече, я поступаю следующим образом:
1. Прошу уделить мне примерно столько времени, сколько мне понадобится. Я никогда не спрашиваю: «Есть ли у вас минутка?» Я знаю: что бы это ни было, оно займет больше минуты. Вместо этого я интересуюсь: «Есть ли у вас около 10 минут, чтобы я мог посоветоваться с вами по такому-то поводу?» А затем беседую с этим человеком 10 минут, не больше.
2. На протяжении следующих 36–72 часов я обязательно сообщаю этому человеку (по электронной или голосовой почте) о том, как наш разговор помог мне продвинуться с решением того вопроса, который мы обсуждали. Я делаю это опосредованно (то есть не лично), для того чтобы еще раз показать человеку, что я ценю его время.
Легче всего применять практику, которой вы овладели на все сто процентов. Рекомендую вам в течение пяти дней постараться максимально экономить свое время и время окружающих, проведя такой эксперимент. Предположим, вы сидите бок о бок с коллегой или общаетесь с ним посредством службы мгновенного обмена сообщениями, СМС или по электронной почте. Для того чтобы извлечь максимум пользы из следующего раза, когда вам придется отвлечь его от работы, записывайте где-нибудь свои вопросы и рекомендации, а затем попытайтесь объединить их в группы.
Один из моих клиентов применил этот метод и получил замечательные результаты. Он держал у себя на столе пять небольших листиков для заметок, на которых значились имена его коллег. Каждый раз, когда у него возникало желание спросить или сказать кому-то из них что-то не очень срочное, он записывал это на соответствующем листке. Затем два раза в день спрашивал этих людей: «У вас найдется несколько минут, чтобы решить со мной кое-какие вопросы?» По словам клиента, он редко тратил на такие разговоры больше 10 минут. Он рассказал также, что, если накапливалось достаточно много вопросов, они с коллегами договаривались о проведении 30-минутной встречи в конференц-зале. По оценке моего клиента, эта практика позволила ему сократить вынужденные перерывы в работе на 50 %, что дало ему один-два часа дополнительного времени в день!