Из-за отсутствия подходящих помещений в лесу работа по изъятию и изучению документов была вынужденно распределена следующим образом: изъятие документов и повторное захоронение останков производилось на месте, то есть в Катынском лесу, а предварительное изучение документов – в секретариате тайной полиции, находящемся в 6 км от Катынского леса по направлению к Смоленску.
Пор. Словенцик считал, что ПКК должен прислать в Катынь собственные средства передвижения. Когда ему объяснили, что все машины ПКК давно реквизированы, транспортная проблема была решена следующим образом:
а) для проезда в катынский лес, расположенный в 3,5 км от места проживания, членам комиссии разрешалось останавливать на шоссе военные машины. То же касалось возвращения;
б) для проезда в бюро секретариата тайной полиции, находящееся в 10 км, присылали мотоцикл.
Распределение обязанностей между членами комиссии было следующее:
а) 1 член – при эксгумации трупов;
б) 2 члена – при обыске трупов и изъятии документов;
в) 1 член – при проверке порядковых номеров трупов перед перенесением их в братские могилы;
г) 1 член – при повторном захоронении трупов;
д) 2–3 члена – при прочтении документов;
е) с 28 апреля, т. е. с момента прибытия членов комиссии – Водзинского Мариана, Купрыяка Стефана, Миколайчика Яна, Круля Франтишека, Бучака Владислава, Плонки Фердинанда, – судмедэксперт доктор Мариан Водзинский с помощью лаборанта из краковского анатомического театра производил детальный осмотр трупов, которые не удавалось идентифицировать по документам.
Последовательность работ была следующей:
а) откалывание и извлечение на поверхность останков;
б) изъятие документов;
в) осмотр врачом неидентифицированных останков;
г) захоронение останков.
Время работы было установлено с 8 до 18 часов с полуторачасовым перерывом на обед.
Комиссия отмечает, что извлечение останков было сопряжено с большими трудностями, так как они были сильно спрессованы, хаотически сброшены в рвы, частью с руками, связанными за спиной, частью со снятыми и наброшенными на голову шинелями, причем шинели были на шее стянуты шнурами, руки же связаны за спиной и также подвязаны шнуром, который был прикреплен к шнуру, стягивающему шинель на шее. Так связанные трупы находились главным образом в специальном рве, залитом грунтовыми водами, из которого извлечено только членами комиссии ПКК 46 жертв. Немецкие военные власти в связи с тяжелыми условиями при эксгумации такого рода хотели вообще этот ров засыпать. Только в одном из рвов найдено около 600 трупов, уложенных ровными рядами лицом к земле.
Большую трудность представляло отсутствие достаточного количества резиновых перчаток. Извлечение трупов производилось окрестными жителями, которые были мобилизованы германскими властями.
Вынесенные на носилках из рвов трупы укладывали в ряд и приступали к поиску документов таким образом, что каждый труп отдельно обыскивали двое рабочих в присутствии одного члена комиссии ПКК. Рабочие разрезали все карманы, извлекали содержимое, вручая все найденные предметы члену комиссии ПКК. Как документы, так и найденные предметы вкладывались в конверты, носящие очередной номер, причем тот же номер, выбитый на металлической пластинке, прикреплялся к трупу. С целью более тщательного и детального поиска документов распарывали даже белье и обувь. В случае необнаружения каких-либо документов или памятных предметов вырезались монограммы (если таковые имелись) с одежды или же белья.
Члены комиссии, занятые поиском документов, не имели права их просмотра и сортировки. Они обязаны были только упаковывать следующие предметы:
а) бумажники со всем их содержимым;
б) всевозможные бумаги, найденные россыпью;
в) награды и памятные предметы;
г) медальоны, крестики и пр.;
д) погоны;
е) кошельки;
ж) всевозможные ценные предметы.
При этом они могли убирать: отдельные банкноты, газеты, мелкие монеты, мешочки с табаком, бумагу для свертывания сигарет, портсигары деревянные и жестяные. Такое распоряжение было дано немецкими властями с тем, чтобы не перегружать содержимого конвертов. Наполненные таким образом конверты, перевязанные проволокой или бечевкой, в порядке номеров укладывали на подвижном столе, специально предназначенном для этой цели, затем их принимали немецкие власти и отправляли мотоциклом два раза в день, то есть в полдень и вечером, в бюро секретариата тайной полиции. Если документы не умещались в одном конверте, их помещали во второй, имеющий тот же номер.
В бюро секретариата тайной полиции документы, доставленные военным мотоциклистом, вручали германским властям. Предварительное изучение документов и установление фамилий проводилось при участии трех немцев и представителей Технической комиссии ПКК. Вскрытие конвертов проводилось в присутствии поляков и немцев. Документы, в том состоянии, в котором они находились при останках, тщательно деревянными палочками очищались от грязи, жира и гнили. В первую очередь делался упор на поиск тех документов, которые дали бы неопровержимую возможность установить фамилию и имя жертвы. Эти данные получались из документов, удостоверяющих личность, или из паспортов, служебных удостоверений, мобилизационных карточек либо свидетельств о прививках в Козельске. При отсутствии такого рода документов исследовались другие, такие как: корреспонденция, визитные карточки, записные книжки, листки с записями и т. п. Бумажники и кошельки с банкнотами эмиссии Польского Банка сжигались, банкноты в иностранной валюте, кроме русской, так же, как все монеты и золотые предметы, складывались в конверты. Установленные фамилии, так же, как и содержимое конверта, записывал на отдельном листе бумаги немец на немецком языке под тем же номером. Комиссия разъясняет, почему первоначально списки составлялись только на немецком языке. Немецкие власти заявили, что списки с фамилиями будут немедленно отсылаться в Польский Красный Крест, как и документы после их использования. В связи с вышеизложенным у комиссии не было повода составлять второй список, тем более что в начальной фазе работы персонал Технической комиссии ПКК был очень малочисленным. Если возникали трудности с расшифровкой анкетных данных, то под очередным номером записывалось «личность не установлена», однако найденные документы перечислялись. Такие документы пересылались немецкими властями в специальную химическую лабораторию для более детального исследования. В случае получения положительного результата фамилия жертвы вносилась под тем же номером, но в дополнительный список. Следует также отметить, что среди убитых были и останки без всяких документов либо памятных знаков. Однако и они снабжались порядковым номером и примечанием в списке: «личность не установлена».
После записи на листе бумаги о содержимом конверта документы либо предметы вкладывались в новый конверт, снабженный тем же номером, на конверте также перечислялось его содержимое. Эту операцию выполняли немцы. Таким образом, просмотренные, рассортированные и пронумерованные конверты складывались в порядке нумерации в ящики. Они оставались в исключительном распоряжении германских властей. Списки, напечатанные немцами на машинке на немецком языке, не могли быть сверены комиссией с черновиком, так как она уже не имела к ним доступа. По такой системе работы производились от № 0421 [до] № 794 в присутствии г-на Людвика Ройкевича. При установлении личностей № 795—3900 присутствовали члены Комиссии Купрыяк Стефан, Яворовский Грациан и Миколайчик Ян. Способ работы вышеназванных лиц был практически такой же, с той лишь разницей, что списки они составляли уже на польском языке и по мере возможности пересылали их в Гл[авное] управление ПКК. От № 3900 до № 4243 присутствовал г. Водзиновский Ежи, сохраняя ту же самую методику работы. Идентификация тел №№ 1—112 и 1—420 до прибытия Комиссии ПКК производилась исключительно немцами. Одновременно комиссия подчеркивает, что при изучении документов дневники, воинские приказы, некоторые письма и т. п. забирались германскими властями для перевода на немецкий язык. Все ли они были возвращены и вложены в соответствующие конверты, комиссия утверждать не может.