Итак, как же стать менеджером, как развить себя и обучить управлять? Как это ни грустно, но отчасти начальниками рождаются, и есть люди, которые не могут управлять В ПРИНЦИПЕ, поэтому первое, что нужно для начальника, – это желание организовывать людей с какой-то целью. Как правило, этот талант проявляется еще в детстве, а с годами только крепчает. И никакие семинары и тренинги не помогут, если у человека нет таланта, если он боится брать на себя ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Начальник всегда должен помнить, что самое ценное, что у него есть, – это ВРЕМЯ. Он знает, сколько стоит час работы того или иного специалиста, а также собственный час работы, и поэтому его страшно раздражают слоняющиеся без дела люди, разговоры ни о чем и – о ужас! – убийство времени. Чтобы время текло медленнее, его нужно максимально насыщать событиями. Чтобы не жалеть о бесцельно прожитых годах, нужно учиться заканчивать дела и получать удовлетворение от достигнутого. Есть много пособий по управлению временем, но все они сводятся к расшифровке простых истин:
• Каждый день нужно писать план на следующий день и расставлять приоритеты.
• Нужно иметь представление о том, что будет через месяц или год, то есть иметь далеко идущие планы.
• Никогда не делай то, что могут сделать другие.
• Если предстоит какая-то работа, запланируй на нее определенный отрезок времени и постарайся не выходить из графика.
• Всегда в первую очередь выполняй самые неприятные и сложные дела.
• Отмечай в списке дел то, что сделано, – результат должен быть, что называется, налицо.
• Всегда носи с собой небольшой блокнотик для фиксирования приходящих в голову блестящих идей. Практика показывает, что голова не безразмерна, и многое как приходит на ум, так и уходит во всемирное энергоинформационное пространство неиспользованным. Кто-то сказал, что имеет значение не то, что ты знаешь, а то, о чем ты вовремя подумаешь. С этой точки зрения мне очень нравится писать книги – это как итог, раскладывание по полочкам того, то есть в голове, анализ опыта и отработка тупиковых отношений.
• Не насилуй себя одним видом работы слишком долго, иначе потом будешь испытывать к нему устойчивое отвращение.
• Не позволяй людям тратить твое время впустую. Пусть подчиненные кратко излагают суть вопроса на бумаге, а «пришельцам» секретарь заранее должна сообщить, что встреча будет длиться минут 15–20 – как тебе удобно.
• Если ты не знаешь, для чего тебе нужна та или иная информация, не трать пока на нее время. Знать много фактов важно для участника викторины, а тебе нужно знать, что делать с тем, что ты уже знаешь. А детективные задачки со всеми неизвестными пусть решают героини Дарьи Донцовой.
• Используй все, что придумали умные ученые, чтобы сэкономить время таких, как мы: телефоны, факсы и электронная почта, Интернет в любой точке мира, видеоконференции и программы учета данных. Запомни: лучше потратить несколько месяцев на организацию процесса, чем потом с нервами что-то отыскивать, собирать, переделывать. Кстати, и секретари не просто так деньги едят – пусть служат фильтром для посетителей, дозваниваются по вечно занятым телефонам, печатают бланки и делают всякую мелочь, без которой не обойтись, но время на нее тратить жалко.
• Приучи себя к определенному порядку в местах, где ты работаешь и живешь. Пусть хотя бы самые важные вещи и бумаги имеют свои места. Неплохо иметь и хоть какое-то расписание жизни. Очень благотворно на психику влияет и дает ощущение стабильности, да и ожидание чего-то хорошего всегда приятно не меньше, чем сюрпризы – пару раз в месяц маникюр, еженедельно бассейн, раз в месяц парикмахер, а на сегодняшний вечер совещание у директора и романтический ужин. Зачем делить жизнь на работу и «не работу»?
• Если процесс налажен и все идет хорошо, дай себе возможность передохнуть и расслабиться. Всех денег не заработаешь, а язву желудка – запросто. Ученые давно подсчитали, что уставшие трудоголики работают хуже и допускают больше ошибок. Как же можно такого к руководству подпускать, если он даже себя организовать не может?
• Как известно, каждая задача имеет массу простых и неверных решений. Но иногда лучше решить вопрос быстро и не совсем правильно, чем долго тянуть с решением и проводить часы в глубокомысленном размышлении. В итоге все равно все решают опыт и практика, а людей, которые много думают, в лучшем случае, называют философами, а в худшем – самодурами. Как говорится, пропасть между мечтами и реальностью заполняется одним словом – РАБОТА. К тому же часто бывает важно не просто что-то сделать, а сделать это ПЕРВОЙ, потому что ни одна возможность не утрачивается, не испаряется в никуда, если ты ею не воспользовалась, ее обязательно найдет твой конкурент.
• Держи в запасе несколько дел на случай, если сорвется встреча или что-то отменится не по твоей вине. И старайся сама не опаздывать. Человек, который пренебрежительно относится ко времени, чаще всего небрежен и в делах, и в обязательствах.
• По закону Паретто только 20 % того, что мы делаем, приносит максимальные результаты. На них и сконцентрируй свои усилия, а остальное может подождать. Чтобы оценить важность какого-либо дела, задай себе два вопроса: «Что будет, если я этого не сделаю» и «А зачем, собственно, я это делаю». Если ответы не испугают тебя и не поразят своей нелепостью, будь уверена, что дело важное и его стоит заносить в распорядок дня. Кстати, кто-то очень умный, предвидя, что людям будет скучно и муторно заниматься планированием, подсчитал, что час планирования экономит 3–4 часа рабочего времени – выглядит убедительно, не так ли?
• Есть такое выражение «необходимость не знать» – это сознательный уход от деталей и неважных дел. Не стоит замусоривать начальственное сознание разной шелухой.
• Есть ряд вопросов, которые решаются сами собой или и вовсе рассасываются. Их нужно просто научиться игнорировать.
• Умей выбирать между срочностью и важностью дел. Задай себе вопрос: почему ЭТО срочно? Не лучше ли будет не следовать чьему-то капризу, а выполнить более важное дело?
• Запомни: проблем нет, есть ситуации и задачки, которые ты решаешь, как в школе на уроке. В отличие от проблем, ситуации и задачки прекрасно и без капризов остаются на работе, а не лезут в компании с бессонницей к тебе в постель. Для постельных дел есть персонажи и поприятнее.
Кстати, все вышеперечисленное полезно не только для начальников. Да и к начальственному графику лучше привыкать заранее, а не после назначения. Конечно, не все будет получаться. Поначалу ты будешь чувствовать себя загнанной лошадью, которая пытается выиграть все заезды в скачках, но потом появится навык рассчитывать свои не бесконечные силы и мозги и делать все по порядку, и тогда – о чудо! – окажется, что можно то же самое делать гораздо быстрее и без напряжения. Ты научишься не винить себя за промахи и не оправдываться. Извинения и покаяния для кого-то приятны, но они БЕСПОЛЕЗНЫ. Поверь, для твоего начальника гораздо важнее, чтобы ты не повторила ошибку, а почему ты ее совершила – не так уж важно.