Хотите узнать, как работает этот прием? Конечно! Хорошо, я научу вас. Если вы договариваетесь с кем-то или кто-то договаривается с вами, появляется два типа обязательств: вы должны куда-то прибыть или вы должны что-то сделать. Я делаю в органайзере пометки о том или о другом.
Рассмотрим сначала договоренность о встрече в определенном месте. Я договорился с Томом Грином быть у него в офисе 8 января в 9.00. Первое, что я делаю, это открываю свой календарь на странице января. Здесь 8-го числа я помечаю время с 9.00 до 11.00. Рядом вы можете написать все, что вам нравится, «Том» или «Встреча», это неважно. Важно, что вы отметили временны́е рамки вашей встречи. Такая запись не должна содержать всей необходимой информации.
Однако хитрость все же есть. Я должен или помнить обо всех подробностях встречи, или суметь их найти. Чтобы найти эти сведения, можно использовать команду «Перейти». Я должен отметить для себя, куда переходить, и у меня помечено «12 тире 3 тире 1». Это означает, что я хочу найти первую запись, сделанную в третий день 12-го месяца. Как только я вижу такую инструкцию, я быстро открываю страницу «3 декабря» и нахожу на ней пункт первый. Там записаны все подробности встречи. Действуя таким образом, вы ничего не забудете, поскольку обеспечили себя ориентирами.
Вы можете задать вопрос: «Как быть, если встреча была назначена три месяца назад и в моем органайзере уже нет странички от 3 декабря?» Помните, когда мы начинали знакомство с ежедневником, я рассказывал о рубриках «Прошедший месяц», «Текущий месяц» и «Следующий месяц»? Прошло несколько месяцев; сегодня 8 марта, у меня назначена встреча, и я просматриваю страницу, соответствующую этому дню. А где искать страницу от 3 декабря? В вашем архиве. Как вам кажется, где он находится? Правильно, там, где вы составляете свои планы. Если вы это делаете в офисе, то нужная папка должна лежать на столе.
Итак, сегодня 8 марта. Когда я последний раз видел страницу, помеченную 3 декабря? В январе. Может быть, позже? Да. Когда составлял планы на текущую неделю и на отдельные дни. Я видел эту страницу, когда планировал дела на 8 марта. «Что это еще за Том? Как он попал в мой органайзер?» Я сразу же достаю свой архив, нахожу страницу от 3 декабря и читаю пункт первый. Этого мне достаточно.
Вы можете скопировать запись из архива или сделать новую запись в органайзере. Не брать же на встречу архив! Я никогда не вырываю из него страничек, потому что можно забыть о том, чтобы вложить материалы на прежнее место.
Итак, мы вспомнили, «где» собирались быть.
Кроме того, вы хотели пригласить на встречу Джейн. Но вы не будете дожидаться 8 января, чтобы сообщить ей об этом. Я бы предпочел поставить Джейн в известность как можно раньше. Сегодня не получится, потому что девушки нет в офисе; поэтому ее нужно будет предупредить завтра. Я нахожу в своем ежедневнике завтрашнюю страницу и делаю там запись: «Пригласить Джейн». И опять простое примечание: 12-3-1. Во время беседы с ней я просто вернусь на страницу назад и зачитаю ей все, что нужно.
Так можно поступать с любым предстоящим делом, с любой встречей.
Точно так же можно работать с отчетом, если его еще нужно подготовить.
Полезный прием? Хорошо, давайте остановимся на минутку на двух ваших обязательствах и еще раз поупражняемся в работе с органайзером прямо сейчас. Вот ваше следующее обязательство – последнее, которое мы сегодня запишем. Я уже просил вас заниматься планированием на протяжении последующих трех недель. Так вот, когда три недели пройдут, на следующий день я прошу вас написать мне письмо. Мне хочется знать, как вы работали с «Пирамидой эффективности» и как составляли свои планы: на бумаге или как-то иначе; могут быть любые комбинации. Мне также интересно, как вы оцените свою работу: что у вас получилось, а что нет. Письмо можно отправить по электронной почте в компанию FranklinCovey на мое имя.
Говорит Стив Джонс
…Итак, помните, мы говорили, что эффективная система планирования отличается тремя особенностями? Давайте их кратко обозначим. Первое качество – целостность. Для этого есть следующие возможности.
Во-первых, можно делать записи на бумаге. Интересное наблюдение: многие люди перешли от записей на бумаге к использованию технических средств или пытались применять бумагу и электронику одновременно, но потом все равно вернулись к традиционным записям. Почему? Бывает трудно свести разные средства в единую систему. Но мне кажется, что трудностей можно избежать. Для одних самым лучшим решением будет бумажный вариант или карманное устройство вроде электронной записной книжки или компьютера. Для других – бумажные записи и настольный компьютер. Кто-то будет использовать все эти три средства. Сейчас люди пытаются уйти от записей на бумаге и обходиться только настольным и карманным компьютерами. Поступайте так, как удобно вам. С помощью некоторых моделей карманных компьютеров делать записи стало легче. Но для большинства людей – хотя, конечно, есть исключения – по-прежнему наиболее удобны бумага или ее комбинации с другими средствами.
Дело не только в удобстве записей, но и в возможности найти среди них нужную. Конечно, в карманных компьютерах есть функция «Поиск», но при ее использовании всегда возникает элемент везения. Можно несколько раз к ней обращаться и не находить нужных записей, хотя я знаю, что они есть, и впоследствии могу их неожиданно обнаружить.
По-видимому, лучший вариант – использование всех преимуществ новых технологий. Бумага же является только одним из инструментов, помогающих работать наиболее эффективно.
Вторая особенность эффективной системы планирования – ее мобильность. В этом нам тоже могут помочь записи на бумаге.
Третья характеристика – персонализированность планов.
Говорит один из участников семинара
Стив, как вы посоветуете, записи за сколько месяцев стоит держать в органайзере?
Говорит Стив Джонс
Хороший вопрос. Мы рекомендуем органайзеры разного объема – «Монарх» и «Классика»; они соответствуют трем месяцам. Это наши «Прошлый месяц», «Текущий месяц» и «Следующий месяц». Если работать с органайзерами типа «Компакт» или «Карманный», необходимо иметь записи за два месяца – прошлый и текущий. Без записей прошлого месяца сложно работать с рубрикой «Перейти».
Мы обнаружили, что 85 % дел, которыми занимаешься, связаны с событиями последних 30 дней. Поэтому, если вы сохраняете записи предыдущего месяца, бо́льшая часть необходимых сведений находится при вас. Если вы пользуетесь органайзерами «Классика» или «Монарх», у вас тоже есть возможность планировать следующий месяц. Это уже не обязательно, но, мне кажется, иметь при себе сведения за прошедший месяц действительно необходимо.
Мы часто упоминали электронную и голосовую почту и несколько раз говорили о том, что приходится отвлекаться или откладывать свои дела. Эти четыре фактора существенно влияют на течение вашего рабочего дня. Как бы хорошо вы ни организовали свое время, как бы хорошо ни планировали, они все равно могут вмешаться и повлиять на ваш день.