Затем речь пойдет о системе планирования и использовании различных вспомогательных средств. Мы поговорим о записях на бумаге, и я покажу, как это делать. Мы также обсудим, как использовать компьютерную программу Outlook Express и карманный компьютер. Важно понять, как работать с различными инструментами планирования одновременно. Поэтому мы поговорим об органайзере, карманном компьютере и некоторых программах ПК как единой системе средств организации времени. Важны их интеграция, согласованное использование, а не работа с каждым инструментом в отдельности. Нужно почувствовать, как их можно применять в комплексе, а не просто выбрать подходящее средство.

Следующий вопрос – поступающая информация. Как я работаю с электронной почтой? Еще недавно такого рода переписка была проблемой. Сегодня же она является основным средством общения… Поговорим и о голосовой почте.

Существует еще две проблемы: когда мы отвлекаемся или переносим дела на другой срок. Нас огорчают непредвиденные разговоры. Иногда же мы сами откладываем выполнение какого-то задания, пусть даже только до следующего дня. Мы также поговорим о росте эффективности – качественном и количественном. Нужно работать над стилем мышления, сосредоточившись в первую очередь на собственных установках в отношении организации времени.

Матрица управления временем

Итак, перейдем к нашей главной теме. Сначала – два определения. Что такое «важное» и что такое «срочное»? Нужно отличать одно от другого. «Важное» – это то, что имеет значение, влечет за собой серьезные последствия, т. е. нечто весомое, ответственное, значительное. «Срочное» – это просто то, что давит на нас и принуждает к немедленным действиям. Итак, к важным относятся дела, которые действительно нужно сделать, а к срочным – те, что лишь представляются таковыми. Кажется, что это «нужно» сделать, даже если для нас это не важно.

Попробуем разграничить важное и срочное. Давайте посмотрим на матрицу управления временем (далее для краткости я буду называть ее просто матрицей времени). Эта схема помогает понять, как мы принимаем решения. Как видите, вся деятельность человека разбивается на четыре четверти, или квадранта: «Срочные дела»; «Не срочные»; «Важные дела»; «Не важные дела» (рис. 1).

Рис. 1. Четыре квадранта, из которых состоит матрица управления временем

Обратите внимание на левый верхний квадрант, в который попадают дела «срочные» и «важные», т. е. приводящие к определенным последствиям. Мы чувствуем, что их нужно сделать поскорее. Попробуйте привести примеры из своей жизни: что было для вас одновременно неотложным и важным. Правильно: поменять мокрую пеленку… Что еще? Например, звонит телефон. Вам еще неизвестно, насколько это важно, но ответить нужно немедленно… Мы не узнаем, насколько этот разговор для нас важен, пока что?.. Да, пока не поднимем трубку. Обратите внимание: этот разговор может попасть в любой из четырех квадрантов. Все зависит от ситуации… Что еще? Отчеты, которые нужно готовить, особенно если кто-то может позвонить вам и сказать: «Мерилин, принесите необходимые бумаги через пять минут». Не знаю, кто мог бы потребовать от вас такое; но, надеюсь, что вы сами так не делаете… Хорошо; еще несколько примеров из вашей жизни или работы… Что вы скажете по поводу техники? Например, компьютеров, которые вечно ломаются… Это и важно, и срочно.

Итак, эти примеры мы запишем в квадранте № 1, где совместились необходимые и срочные дела. Назовем его «Необходимость». Некоторые допускают ошибку, считая такие дела «плохими». Но они необязательно «плохие»; это просто жизнь.

Под квадрантом № 1 расположен квадрант № 3. Сюда попадают дела «срочные», которые в то же время нельзя назвать «важными». Нам только кажется, что их нужно сделать срочно. Сравните их с делами из квадранта № 1. Можно ли их считать одинаково необходимыми? Что происходит с вами в течение дня из того списка дел, которые должны попасть в квадрант № 3? Да, собрания… Вы не знаете, сколько это займет времени; вы сидите и говорите себе: «О господи, что я здесь делаю?» Что еще? Какие-то задания, которые начальство требует с пеной у рта, хотя от них мало что зависит.

Назовем квадрант № 3 «Разочарования». Почему? Да потому, что какие-то дела вы считаете неотложными просто потому, что в данный момент вам так кажется.

Теперь – нижний правый квадрант, № 4. Существуют занятия, которые нельзя считать ни «важными», ни «срочными». Ни то и ни другое. Что можно отнести к этой категории? Ну? Телевизор? Вы решаете посмотреть свое любимое шоу, занимающее полчаса, и не отходите от экрана больше трех часов кряду… Еще примеры?.. Компьютерные игры… Да. Блуждание по Интернету, когда вы хотите что-то найти… Кстати, вы знаете, когда больше всего покупают в интернет-магазинах? В рабочее время. Вот так, есть свежая статистика. Что еще? Назовем квадрант № 4 «Расточительство и излишества». Подобное времяпрепровождение тоже может вводить нас в заблуждение, и мы будем специально об этом говорить.

Остался верхний правый квадрант, квадрант № 2. К нему относятся вещи «важные», но не «срочные». Приведите какие-нибудь примеры… «Уделять время семье»… В этом нет никакой срочности, но это необходимо. Что еще? «Планирование… Составление для себя каких-то программ…» Что-то еще? Работа, о которой вы помните, но которую откладываете, пока она не перейдет в квадрант «Необходимость». Назовем квадрант № 2 «Эффективность и баланс».

Говорит Стивен Кови

Позвольте мне еще кое-что сказать о матрице времени. Я обнаружил, что она является одним из наиболее удивительных средств организации мышления, с которыми я сталкивался в жизни. И если вы будете с ней работать, то почувствуете то же самое.

В сущности, вы поймете, что все, что вам нужно сделать, – это научиться говорить два слова: «да» и «нет»… Главное, будьте последовательны. С радостью соглашайтесь с тем, что близко уму и сердцу, что для вас по-настоящему важно. При этом научитесь отказываться – легко, без усилий, не испытывая вины. Говорите «нет» с удовольствием, бодро, даже с улыбкой. Люди, не умеющие сосредоточиваться на своих основных целях и даже еще не знающие, что им действительно нужно, умеют говорить в нужных случаях «да», но не могут сказать «нет» с улыбкой, легко, с удовольствием и не чувствуя за собой вины. Лучшая комбинация – когда говоришь «да» тому, что важно, и «нет» – тому, что, может быть, и срочно, но не имеет отношения к твоим основным целям.

Бывало ли с вами, что вы шли к успеху, достигали вершины, но, оглядевшись по сторонам, вдруг понимали, что карабкались не на ту гору и что время потрачено впустую? Так часто случается. Жизнь давит, окружающие от вас чего-то ждут, уже есть какие-то привычки. Все это встает стеной на нашем пути, и мы просто чувствуем, что должны через нее перелезть. Но мы не задаемся главным вопросом: так ли уж нам это нужно? Оказавшись наверху, мы видим, что попали совсем не туда… Тяжело почувствовать такое… Я приложил столько сил и энергии, но не подумал, что же в конце концов получу.