Один из законов Мерфи гласит, что «прежде чем что-то делать, вы должны сначала сделать что-то еще». Прежде чем стать господином своему времени, вы должны в точности решить, что в вашей жизни самое главное. Хорошее управление временем требует, чтобы контроль над последовательностью событий гармонировал с вашей системой ценностей, вашими внутренними убеждениями и принципами.
Вот несколько вопросов, на которые вам следует постараться найти ответы:
1. Что вы больше всего цените в жизни?
2. Почему вы занимаетесь тем, чем занимаетесь, а не чем-то другим?
3. По какой причине вы работаете именно там, где работаете, а не где-нибудь еще?
4. Что придает вашей жизни предназначение и смысл?
5. Чего вы по-настоящему хотите от жизни?
6. Если бы имели в своем распоряжении неограниченные запасы финансов и времени, то на что бы в идеале тратили время?
7. Какую одну цель вы бы поставили перед собой в жизни, если бы имели абсолютную гарантию успеха?
Бенджамин Трего однажды сказал: «Очень хорошо делать то, чего делать вовсе не следует, – это наихудшая из возможных трата времени».
Одна из ваших главных целей в жизни – найти то, чем вам действительно нравится заниматься, а затем вложить в это дело все свое сердце. Даже если вы превосходно делаете то, что вам не по душе, это не доставит вам удовлетворения.
Исследуйте свои глубинные ценности и цели и спросите себя, как бы вы могли по-другому распоряжаться своим временем, чтобы это более соответствовало вашим жизненным приоритетам.
Отправной точкой превосходного управления временем является кристально ясное представление о том, чего вы хотите достичь. Вам нужны четкие, зафиксированные в письменной форме цели и задачи, а также планы их реализации. Вам нужно определить с конечными и промежуточными сроками, чтобы это помогало не сбиваться с пути и отслеживать свой прогресс.
Цель, для достижения которой не установлены сроки или какой-то временной промежуток, называется целью незаслуженно. Это не цель, а скорее пожелание или надежда. В ней нет никакой энергии. Составляйте детальные планы достижения каждой из поставленных целей. Успех неотделим от хорошего планирования. Все успешные люди думают на бумаге. Когда у них появляется несколько свободных минут, они вынимают блокнот и начинают составлять новые списки и строить новые планы.
С точки зрения экономии времени отдача от планирования – 10 к 1. Составьте список всех больших и малых задач, которые нужно выполнить для достижения главной цели. Организуйте их с точки зрения порядка выполнения и с точки зрения приоритетности. Какая задача должна быть выполнена в первую очередь? Какая является самой важной?
Регулярно пересматривайте свои планы – всякий раз при поступлении новой информации. Будьте готовы вносить изменения, которые необходимы, чтобы эффективно справиться со складывающейся ситуацией. Наполеон Хилл писал: «Главная причина неудач – нежелание составлять новые планы взамен старых, оказавшихся негодными». А Питер Друкер главной причиной неудач называл «действия без плана».
Как летчик перед взлетом проверяет по списку работу всех систем, так и эффективное управление временем требует излагать свои мысли на бумаге и всегда работать по списку. Список не позволяет вам сбиться с пути на протяжении дня. Он позволяет отслеживать достигнутый прогресс и не отвлекаться ни на что постороннее.
Составьте список всего того, что вам нужно сделать за предстоящую неделю. Запишите, что вам нужно сделать завтра, и делайте это каждый день, предпочтительно накануне вечером. Если делать это загодя, то подсознание принимается за работу, и в его распоряжении целая ночь, чтобы подготовиться к завтрашнему дню. Зачастую вы просыпаетесь утром, полные интересных идей, что делает вашу дальнейшую работу более эффективной.
По аналогии с рентабельностью капитала стремитесь достичь максимальной «рентабельности энергетических затрат». Один из способов достичь этого – работать по списку. Каждая минута планирования сберегает 10 минут исполнения. По расчетам специалистов в области управления временем, чтобы составить список дел на предстоящий день, требуется в среднем 12 минут, но эти 12 минут сэкономят примерно два часа (120 минут) времени в течение дня. Рентабельность энергии в этом случае составит 1000 процентов.
Составив список, отказывайтесь делать все то, чего в нем нет. Если подворачиваются какие-то новые вопросы, то запишите их, прежде чем браться за них, поскольку сам акт записывания помогает взглянуть на проблему под разными углами и сопоставить ее по важности с другими вашими обязательствами. По мере выполнения пунктов из списка вычеркивайте их. Сам процесс вычеркивания наполняет вас чувством успеха и движения вперед. Это мотивирует вас работать еще эффективнее и продуктивнее. В конце дня, когда увидите, сколько всего успели сделать, вы почувствуете себя по-настоящему эффективным и продуктивным человеком.
Для начала примените принцип 80/20 ко всему, чем занимаетесь. Помните, что 20 процентов ваших занятий приносят 80 процентов пользы и 80 процентов достигаемых результатов. Если в вашем списке дел на день 10 пунктов, то два пункта из него по своему значению «весят» намного больше, чем остальные восемь, вместе взятые. Всегда сосредоточивайтесь и концентрируйтесь на «верхних» 20 процентах.
Используйте методику управления временем под названием «АБВГД», которая базируется на том факте, что важность чего бы то ни было определяется значимостью потенциальных последствий. Если последствий нет, то нет и важности. Обратитесь к своему списку и обозначьте каждый пункт одной из пяти букв.
● Задача А – это то, что вы должны сделать, поскольку ее выполнение или невыполнение имеет очень серьезные потенциальные последствия.
● Задача Б – это то, что вам следовало бы сделать, когда вы покончите с задачами группы А, поскольку существуют умеренные потенциальные последствия ее выполнения или невыполнения.
● Задача В – это то, что не повредило бы сделать, но сделаете вы ее или не сделаете, никаких последствий для вашей компании или карьеры не будет.
● Задача Г – это то, что можно перепоручить сделать кому-нибудь другому. Даже если вы сами можете легко справиться с этой задачей и уже не раз делали это в прошлом, вы должны делегировать выполнение второстепенных задач другим, чтобы освободить себе время для выполнения более важных задач, которые никто за вас не выполнит.
● Задача Д – это то, чего делать не следует вообще. Может быть, в прошлом это имело какую-то ценность, но сейчас никакого смысла заниматься этим нет. Даже если делать легко и приятно, это лишь пустая трата времени.