Это большая ошибка. Хороший бухгалтерский учет чрезвычайно важен для взвешенных решений. Без точных актуальных данных невозможно принять решение о покупке, продаже или рефинансировании. Откуда вы будете знать, какой объект недвижимости приносит вам доходы, а какой убытки? Вы даже не сможете определить, насколько хорошо ваш управляющий недвижимостью справляется со своими обязанностями.
Несколько лет назад вместе с Энн мы приобрели комплекс из жилых домов на четыре семьи в городе Меса, штат Аризона. Цена показалась нам неплохой с учетом информации, которой мы располагали на тот момент. Казалось бы, при совершении сделки были учтены все детали, но где-то примерно через год стало ясно, что наша собственность в ближайшем будущем не способна создавать положительные денежные потоки. В то же время мы заметили, что начала снижаться норма капитализации. Таким образом, основываясь на цифрах, мы приняли решение о продаже недвижимости. Благодаря понизившейся норме капитализации нам удалось получить существенную прибыль, и, кроме того, мы избежали ежемесячных денежных потерь.
Реальная история: моя команда берет на себя все хлопоты
Как же я нахожу время для занятий инвестициями? Вы уже, очевидно, поняли: с помощью своей замечательной команды. Там собраны такие специалисты, что мне достаточно только бегло просмотреть отчеты, принять решения (а это нетрудно, поскольку у нас имеются четко установленные критерии) и подписать документы. Помню, недавно руководитель команды проинформировал меня, что один из жильцов внезапно съехал из дома и при отъезде забыл отключить воду. Совершая регулярный обход принадлежащих нам строений, он обнаружил, что водопроводную трубу прорвало (дело было в Юте в конце зимы) и дом затоплен. Стоимость ремонта оценивалась примерно в 50 тысяч долларов.
Наш сотрудник немедленно принял меры. Перекрыв водопровод, он связался с управляющим недвижимостью и страховым агентом. Затем договорился со строительной компанией о проведении ремонтных работ, но предварительно, еще не заплатив никаких денег, убедился, что страховая компания готова компенсировать понесенные убытки. После этого он выставил счет управляющему и бывшему жильцу за ликвидацию той доли ущерба, покрытие которого страховщики на себя не взяли. Мне не пришлось абсолютно ни о чем беспокоиться. Весь этот инцидент отнял у меня каких-то тридцать минут (подписание доверенностей и беседа с руководителем группы).
2. Аккуратное ведение документации
Хотя хороший бухгалтерский учет не ограничивается только делопроизводством, он начинается с аккуратного и правильного ведения бухгалтерской документации. Это основа любых отчетов и анализов.
Ведение бухгалтерского учета – это всего лишь внесение результатов финансовых операций в соответствующие документы, которые впоследствии можно использовать для отчетности и анализа. Большинству своих клиентов я предлагаю перепоручить эту работу профессиональным бухгалтерским компаниям. Тем, кто хочет заниматься этим самостоятельно, рекомендую использовать очень простые компьютерные программы бухучета.
2A. План счетов
Начните с создания плана счетов (это простой перечень всех счетов, которые у вас ведутся, составленный с целью классификации денежных поступлений и расходов). Счета должны быть приведены в систему, удобную для работы. К примеру, покупку бумаги для принтеров кто-то относит на счет офисных затрат, а кто-то – на более общие производственные расходы. Вся разница лишь в том, насколько детальная отчетность вам впослед ствии потребуется. Помните только, что если у вас нет соответствующего счета, то вы не получите и отчета по данной статье.
Возьмите на заметку
Могу поделиться с вами небольшим секретом: вам нет необходимости составлять план счетов по каждому зданию, имеющемуся у вас в собственности. Вместо этого вы можете объединить их по категориям в рамках одной компьютерной программы, предусмотрев в ней опции, которые позволят выделять данные по каждой единице недвижимости.
Если составление плана счетов вызывает у вас затруднения, попросите о помощи своего бухгалтера (очень важного члена команды). Он с удовольствием поможет вам, причем сделает это очень быстро.
2Б. Скрупулезное внесение данных
Составив план счетов, можете заносить в документацию бухгалтерские данные. Помните, что вы должны детально учитывать каждую финансовую операцию. В большинстве таких операций используются денежные средства, поэтому если вы будете аккуратно записывать все полученные и потраченные суммы, то сможете учесть около 98 процентов всех операций. Однако некоторые операции, в частности амортизационные начисления, проводятся в безденежной форме. Для этого используется книжный учет. Поскольку вам, по всей вероятности, придется пользоваться этой формой учета, я вкратце объясню, как это делается.
Вы должны усвоить, что любая финансовая операция рассматривается с двух сторон – как дебет и кредит (записываемые соответственно в левую и правую половину бухгалтерской книги, причем итог в левой и правой половине должен быть всегда одинаковым). Любой приход всегда является дебетом относительно затрат, доходов и активов (левая сторона) и кредитом относительно оборотных средств (правая сторона). Расход всегда является кредитом относительно доходов, затрат и пассивов (левая сторона) и дебетом относительно оборотных средств (правая сторона). Чтобы повысить расходы или активы, вы дебетуете счет, а для повышения доходов или пассивов кредитуете его.
2В. Книжный учет
Когда вы заносите приход или расход в бухгалтерскую программу, она автоматически делает записи в обеих графах – дебет и кредит. Но иногда возникает необходимость внести в учеты исправления и дополнения по операциям, осуществлявшимся в безденежной форме. Это делается непосредственно в бухгалтерской книге. Произведя в ней записи, вы вручную записываете кредит и дебет. Давайте возьмем для примера амортизационные начисления, так как такую запись в бухгалтерской книге вам придется делать, как минимум, один раз в год.
Они вносятся как дебет в счет амортизационных расходов в сумме, которая рассчитывается за конкретный период (на основании специальных таблиц, которые можно получить в налоговой службе).
Одновременно эта же сумма вносится как кредит в счет аккумулированной амортизации.
Видите? Все очень просто.
3. Последовательность
Всегда используйте одни и те же счета для аналогичных приходов и расходов. Если вы решили, что стоимость писчей бумаги относится на счет офисных расходов, всегда заносите соответствующие затраты на этот счет. Не допускайте, чтобы в одном месяце эти затраты были отнесены на счет офисных расходов, а в другом – на счет производственных.
4. Периодичность
Данные в бухгалтерскую документацию вносите не реже одного раза в неделю. Если вы будете делать это нерегулярно, могут возникнуть две проблемы. Во-первых, объем информации постепенно накапливается до такой степени, что вам все меньше хочется заниматься этой работой, и вы испытываете большое искушение отложить ее до конца года, когда ее все равно придется делать, но теперь уже в страшной спешке. Отсюда вытекает вторая проблема: если вы не располагаете актуальной бухгалтерской информацией, то у вас страдает отчетность и вы не в состоянии принимать взвешенные решения.