Кроме того, выработайте привычку устанавливать в своей работе четкие приоритеты. Вместо того чтобы набрасываться на работу подобно собаке, бегающей за машинами, уделите несколько минут организации вашего списка дел. Определите основные обязанности и задачи, которые смогут принести вам наибольшую пользу за отведенное на них время.
Существуют пять вопросов, которые вы должны неоднократно задавать себе, пока это не войдет у вас в привычку. Ответы на них помогут вам распоряжаться своим временем с максимальной пользой.
Во-первых, спросите себя: "Почему моя фамилия стоит в платежной ведомости?" Ради выполнения каких дел вас взяли на эту работу? Какие особые и ощутимые результаты ожидаются от вашей работы? Если бы вы попытались объяснить другим, за что вам платят деньги на вашей работе, то какие бы причины назвали?
Многие люди полагают, что им платят деньги только за то, что они работают. Однако они путают процесс работы с получением результата и различными служебными достижениями. Такие люди обычно заняты весь день напролет, выполняя все больше и больше заданий все меньшей и меньшей важности. В конце дня они, как правило, заявляют, что выжаты как лимон или находятся в состоянии стресса, хотя пользы их работа принесла очень мало. Все дело в том, что они не смогли ответить на вопрос: "За что мне платят деньги?"
Во-вторых, выработайте привычку спрашивать себя: "Какие из выполняемых мною работ имеют наибольшую ценность?" Какие из задач, которые вы ежедневно решаете на работе, являются приоритетными? Если бы вы дали вашему начальнику список своих обычных занятий на работе и попросили бы его выбрать три главных пункта, какие бы он назвал?
Если вы сами начальник, то запомните, что 90 % и более ценности вашей работы обычно измеряются выполнением трех дел или задач. Все остальное является лишь "технической поддержкой" этих главных дел. Большая часть ваших служебных обязанностей — это вспомогательные задачи для выполнения важной работы, за которую вам платят деньги. Итак, какие три самые ценные вещи вы делаете на своей работе?
В-третьих, выработайте привычку задавать самому себе такой вопрос: "Безупречное выполнение какой работы отличает меня от других?" Это работа, которую идеально можете сделать только вы и никто кроме вас. Никто другой не способен добиться в ней такого же блестящего результата. Вы же делаете ее лучше всех, принося огромную пользу вашей компании. Что бы это могло быть?
В-четвертых, выработайте привычку задавать самому себе вопрос: "Если бы я мог выполнять одну работу на протяжении всего рабочего дня, то что именно имело бы наибольшую ценность для моей компании?" Прежде всего, нужно составить список всех задач, которые вы последовательно решаете на протяжении рабочего дня. Сделав это, вам не составит особого труда выбрать одно дело, имеющее большую важность, чем любое другое. Что это за работа, в которой максимально используются ваши способности и которая наиболее полезна для вашей компании? Как бы вы могли организовать свое рабочее время, чтобы больше концентрироваться на ее выполнении?
Вот мы и подошли к одному из главных условий персональной эффективности. Оно как раз и заключается в развитии привычки уделять большую часть времени тому делу, которое имеет для вашей работы наибольшую ценность. Все остальные задачи, как правило, имеют меньшее значение, а значит, и времени на их решение можно уделять меньше.
Пятая и, возможно, самая важная характеристика персонального менеджмента заключается в привычке спрашивать себя: "Как я могу с наибольшей пользой распорядиться своим временем прямо сейчас?" У вас всегда должен быть готов ответ на этот вопрос — для каждой минуты и каждого часа. Ваша способность точно ответить на этот вопрос является ключом к максимальной продуктивности, персональной эффективности и значительным успехам.
Проще говоря, люди добиваются успехов благодаря привычке заниматься тем, что наиболее рентабельно для их энергии и жизни. При этом они постоянно выделяют это дело из всех других, возможных в данный момент. И наоборот, люди терпят неудачи, потому что неспособны или попросту не желают определить свои настоящие приоритеты. Они мало получают от жизни, потому что не имеют привычки больше трудиться над главными задачами, доводя их выполнение до конца.
Как одновременно удвоить свой заработок и количество свободного времени
Я всегда обещаю участникам моих тренингов и семинаров, что за 12 месяцев научу их удваивать свои доходы и свободное время. Недавно, во втором семестре моей программы (90-й день занятий) одна из участниц, Джоанн, попросила слова и рассказала группе свою историю.
Три месяца тому назад, когда я впервые пришла на курсы, я сказала Брайану, что не верю в возможность того, о чем он говорит. Моя ситуация была такова, что я работала в бизнесе уже восемь лет, посвящая работе по 10–12 часов в день 5–6 дней в неделю. При этом я не уделяла достаточно времени своему мужу и двум детям, что постоянно вызывало у меня стресс. Однако выхода из этой ситуации я не видела.
Брайан предложил мне составить список обычных дел, которые я выполняла на работе в течение месяца. В результате у меня получилось 16 пунктов. Не глядя на мой список, Брайан велел мне задать самой себе ключевой вопрос: "Если бы я могла на протяжении рабочего дня выполнять только одну работу из списка, то какая моя деятельность имела бы наибольшую ценность для компании?"
Я быстро определила одну обязанность, которая имела именно такую ценность. Затем он попросил выделить в моем списке еще две задачи, отвечая на тот же вопрос. После этого, снова не глядя в список, Брайан сказал, что эти три пункта составляют более 90 % всей пользы, которую я могу принести компании. Выполнение же остальных заданий вполне можно перепоручить другим сотрудникам. Когда я взглянула на свой список, то поняла, что Брайан абсолютно прав.
В следующий понедельник в 10 утра я была уже у моего босса. Я показала ему список и рассказала, что тщательно проанализировала свою работу. Я сказала, что мне нужна его помощь, чтобы перепоручить другим сотрудникам или исключить из моего списка 13 малоценных обязанностей. Я объяснила, что это необходимо для того, чтобы я могла посвятить все свое рабочее время трем главным делам. Я сказала боссу, что, сконцентрировавшись на трех главных делах из моего списка, я смогу удвоить эффективность работы и приносить компании намного больше пользы. А если я добьюсь успеха и удвою свою ценность для компании, то я бы хотела, чтобы мое жалование также увеличилось вдвое.
Мой босс внимательно посмотрел на список, а затем на меня. Ты абсолютно права, — сказал он. — Я помогу тебе освободиться от ненужных обязанностей, и у тебя появится больше времени для выполнения трех главных задач. Эти задачи действительно имеют громадное значение для компании".