4. Одержите победу над «внешним врагом»
Если вы обнаружили, что проблемные взаимоотношения, претензии и ситуации находятся вне вашего контроля, уделите столько времени, сколько потребуется, чтобы минимизировать ущерб от них:
• подготовьте соглашения об уровнях обслуживания, в которых детально должны быть расписаны все требования отделов друг к другу, повысьте уровень их взаимодействия;
• проанализируйте процедуры подачи жалоб и создайте более эффективную систему их рассмотрения;
• подумайте, нет ли в коллективе таких взаимоотношений, которые могут привести к напряженности и снижению эффективности;
• попросите коллег предоставлять краткие устные и письменные отчеты.
5. Одержите победу над «внутренним врагом»
Используйте свое время более эффективно.
Планирование
• Составьте план действий на неделю вперед.
• Выделяйте утром пять минут на оценку распорядка дня, корректируйте его, если изменились обстоятельства.
• Оставляйте в своем графике определенный резерв времени, чтобы всегда укладываться в сроки.
• Имейте резервный план на случай непредвиденных обстоятельств решите, от каких задач можно отказаться, кого позвать на помощь, а кого следует предупредить в случае возникшей задержки.
• Выделяйте время на отдых и восстановление сил.
Определение приоритетов
• Расположите задачи в порядке значимости. Постарайтесь быть объективным и на первый план поставьте критически важные задачи, а не те, которые вам нравятся.
• Вежливо, но твердо откажитесь от задач, выполнение которых не входит в ваши обязанности.
• Придерживайтесь четких целей и распределяйте время соответственно.
Делегирование полномочий
• Определите задачи, выполнение которых может быть поручено другим лицам.
• Внимательно выбирайте тех, кому поручаете работу. Это знающие и компетентные сотрудники? Есть ли у них время? Есть ли у них желание? Не обидите ли вы кого-нибудь?
• Удостоверьтесь, что даете точные инструкции, чтобы поручение было выполнено хорошо.
• Вовлекайте окружающих в реализацию проекта и распределяйте нагрузку.
• Научите и подчиненных эффективно распоряжаться своим временем.
Проанализируйте то, как вы работаете
• Наметьте выполнение самых важных дел на то время суток, когда вам лучше всего работается.
• Разделите сложную задачу на части, с которыми легче справиться.
• Избавьтесь от ненужных внешних раздражителей. В случае необходимости попросите секретаря не соединять вас со случайными абонентами, найдите другое место, где вы можете спокойно поработать, или повесьте табличку «Не беспокоить» на дверь кабинета (сотрудники должны знать, что это означает).
• Если дома у вас тихая и спокойная обстановка, можете иногда работать и там.
• Вместо письменных запросов общайтесь с людьми. Это позволит быстро получать ответы и своевременно принимать решения.
• Не перепрыгивайте с задания на задание сконцентрируйтесь на решении конкретной задачи.
• Компонуйте схожие задачи.
• Если вы чувствуете, что устали или зашли в тупик, сделайте перерыв или переключитесь на другое занятие.
• Аккуратно сохраняйте отчеты. Они должны быть соответствующим образом рассортированы (файловая система). Это позволит быстро найти нужную информацию и сэкономить время.
• Используйте современные технологии, но только если они реально могут помочь.
• Снизьте объем бумажной работы и устраните дублирование.
• Определите, есть ли необходимость присутствовать на всех запланированных встречах. Проверьте качество организации намеченных вами встреч.
• Оцените схему своих передвижений. Может быть, надо отказаться от необязательных поездок или хотя бы сократить их количество?
6. Оставьте время для себя
Перерабатывать не надо. Это контрпродуктивно, может стать причиной стресса и негативно сказаться на эффективности использования времени (над чем вы так упорно работали). Как бы хорошо вы ни были организованы, в сутках всего 24 часа, часть из которых придется выделить на собственные нужды. Обязательно выделяйте минут десять на чашку чая или прогулку в парке, проведите час в спортивном зале. Попытайтесь установить баланс между работой и личными делами.
7. Выделите время на обдумывание
Время на качественное, без помех обдумывание рабочих вопросов (например, при разработке планов или практической стратегии) имеет большое значение. Если вы работаете в открытом, без перегородок, офисе, следует поставить на свой стол флажок, который будет сигнализировать, заняты вы или нет.
• при наличии неотложных дел тратить время на маловажные вопросы;
• откладывать решение назревающих проблем;
• забывать о выделении времени на личное развитие;
• пренебрегать интересами семьи, общественной деятельностью или забывать об отдыхе.
В данном контексте «информация» рассматривается как устная, письменная, официальная и неформальная коммуникация в самом широком смысле. Эффективно справляться с валом информации помогают разнообразные навыки, включая организацию и передачу информации.
Широкополосный доступ в Интернет невероятно увеличил возможности получения данных, еще больше усложнив при этом выбор качественной и ценной информации. Менеджерам следует ограничивать количество сведений, к которым они имеют доступ на своем уровне, установив баланс между внешней, общей, публичной (например, новости бизнеса, экономики и политики) и специализированной, частной информацией утилитарного значения из внутренних источников. Слишком большой объем информации порождает чувство тревоги и неуверенности, а ее дефицит может привести к неэффективному принятию решений, управлению на основе предположений и неприятным последствиям для бизнеса.
Только строгий, информированный и последовательный подход к отбору и оценке информации позволяет контролировать ее поток. В предлагаемом ниже чек-листе рассматривается структурный подход к контролированию все возрастающего потока информации. Этот перечень предназначен для тех, кто имеет дело и должен справляться с большой информационной нагрузкой.
1. Узнайте себя
Люди по-разному справляются с тем или иным количеством информации. Очень важно оценить тот объем данных, который именно вы можете освоить в любое время и без особого напряжения. Определите, какими способами вы пользуетесь для сохранения различных сведений. Вы делаете записи или просто запоминаете? Способны вы ли в уме соединять разные блоки информации или нуждаетесь в помощи более формальных систем, например указателя для поиска соответствующих сведений? Имейте в виду, что информация может поступать по запросу (при поиске) или случайно (в разговоре с коллегой) и что оба этих способа важны и необходимы.