Участие в совещаниях

Значительную часть рабочего дня многих чиновников занимает участие в самых разнообразных совещаниях. К сожалению, на них часто приглашают весьма широкий круг участников для решения столь же широкого круга вопросов. Получается, что нередко ради 10–20 минут, которые касаются круга задач приглашенного, ему нужно провести пару часов на совещании плюс, весьма возможно, потратить время в ожидании.

Материалы к рабочему совещанию у федерального министра. Подготовка таких материалов, отсечение всего лишнего, логичное структурирование необходимого – важная компетенция аппаратных работников.

Публикуется с любезного разрешения Агентства стратегических инициатив.

Опытные чиновники дают несколько рекомендаций по эффективной работе на совещаниях.

1. Всегда готовиться глубже и шире, чем требуют формально заявленные вопросы повестки. Владеть ситуацией по неожиданно возникшим вопросам – хорошее свидетельство профессионализма.

2. Заранее продумывать вопросы, которые можно затронуть и решить в кулуарах. Совещания далеко не всегда начинаются вовремя, и минуты ожидания – прекрасная возможность завести новое полезное знакомство или решить какие-то вопросы с уже знакомыми участниками совещания.

3. Иметь с собой в бумажном или электронном виде рабочие материалы, которыми можно позаниматься в минуты ожидания.

Игорь Александрович Бухлаев, глава администрации, г. Лермонтов:

«Мой метод работы с совещаниями по “неудобным” вопросам – заранее определить сложные, неудобные вопросы и сработать на опережение; провести совещание по менее значительным вопросам и на этом совещании провести предварительную подготовку к решению неудобных вопросов. Желательно привлечь возможных оппонентов на свою сторону или подтолкнуть их к проявлению инициативы решения этих вопросов. И уже на следующем совещании официально ставить на повестку “неудобные” вопросы».

Один из первых госслужащих – читателей книги:

«На особенно важные совещания в Администрации Президента, Правительстве РФ и т. д. довольно сложно пронести ноутбук, это требует отдельных трудоемких согласований. Однако айпады пропускают беспрепятственно. Поэтому я перешел на ноутбук-трансформер, экран которого можно вынуть и превратить в планшет, а клавиатуру оставить в машине. Сотрудники Федеральной службы охраны пропускают этот планшет беспрепятственно, приравнивая к айпаду. Я же имею с собой привычную рабочую среду с Windows и всеми необходимыми файлами. Это позволяет и легче “поднять” дополнительные материалы на совещании, и эффективно заполнить минуты ожидания плодотворной работой».

Организация и проведение совещаний

Совещания – одна из серьезнейших тайм-менеджерских проблем для любого госслужащего. На госслужбе значительно чаще, чем в бизнесе, можно встретить затянутые совещания с явно избыточным кругом приглашенных.

Опытные аппаратчики, руководители подразделений, отвечающих за подготовку совещаний высших руководителей, рекомендуют несколько простых приемов, повышающих эффективность совещаний.

1. Повестку, список вопросов к совещанию, упорядочивать по убыванию приоритетности вопросов. Тогда лучшее время и силы будут потрачены на главные вопросы.

2. Позаботиться о том, чтобы участники совещания получили повестку и рабочие материалы заблаговременно. Следить за реалистичностью объема материалов.

3. Обязательно протоколировать совещание, даже если этого формально не требуется. Однако не обязательно создавать протокол в виде тяжелого многословного документа. Самый простой протокол – это краткий e-mail, «резюмирующее письмо» со списком решений совещания, разосланное всем участникам.

Из современных техник управления совещаниями, крайне редко применяемых в госорганах, отметим выведение протокола совещания на экран, чтобы его все видели, – так формируется общее однозначное понимание принятых решений. Также гораздо реже, чем в бизнес-организациях, используются доски или флипчарты, на которых можно рисовать фломастером схемы, картинки и т. п.

Один из важнейших аспектов планирования совещания – оценка: нужно ли оно именно в формате совещания и именно в таком составе? Можно ли обойтись видеоконференцией? Или, возможно, достаточно нескольких писем и кратких телефонных разговоров? Можно ли обойтись меньшим количеством участников? Или сгруппировать вопросы так, чтобы отпускать «уже не нужных» участников по ходу совещания?

Николай Николаевич Николаюк, заместитель руководителя департамента мониторинга предпринимательских инициатив, АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов»:

«Для сокращения количества совещаний очень полезно использование мессенджеров – whatsapp, viber и т. д. Ими пользуются многие госслужащие, от вице-премьеров и министров до рядовых сотрудников. Мы в рамках нашего департамента также активно пользуемся whatsapp. Например, иногда вместо совещаний создаем чаты по конкретным темам-задачам, по выполнении задачи чат удаляется. Получается удобнее и быстрее, чем почта, и позволяет общаться более эмоционально и свободно, зачастую с юмором, что не приветствуется в формате почты.

Кроме того, часто использую whatsapp, сидя на совещаниях с руководством. Очень удобно: совещание еще идет, а вы уже даете поручения (подготовка письма, уточнение информации, запрос информации…) или запрашиваете нужные материалы (сканы, номера писем, контакты кого-либо и т. д.). Для этого есть постоянный чат с самыми надежными коллегами-друзьями».

Регламент ведения заседаний Государственного Совета. Параграф 87, об обязанности председательствующего контролировать соблюдение повестки заседания выступающими, не потерял актуальности до сих пор.

«Учреждение Государственного совета», С.-Петербург, 1901.

Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:

«Если я провожу совещание сам, то обязательно перед началом готовлюсь, восстанавливаю те аспекты, которые мог забыть. На совещании я должен не читать с листа, а понимать картину. Бумага нужна для деталей. Кроме того, важно понимать цель совещания и роль присутствующих. Свои совещания стараюсь проводить быстро и по существу, а в конце всегда подводить итоги. При необходимости сделаем и протокол, чтобы участники не забыли, о чем договорились.

Всегда полезны уместные шутки. Мне нравится, когда между делом люди на совещаниях смеются над хорошей шуткой. Это разряжает обстановку и делает обсуждение более легким.

Когда мы занимаемся подготовкой совещаний у руководства, то наша задача – убедиться, что все пришедшие имеют одинаковые материалы, актуальные версии документов. Важна и техническая сторона: таблички с именами участников расставлены на правильных местах; повестка и рабочие материалы распечатаны; список участников актуален».