К счастью, в последние годы в государственных органах электронная почта используется все активнее. Действительно, часто электронное письмо «в рабочем порядке» оказывается более быстрым и эффективным, чем отправка официального документа по формальным каналам. Но у этого явления есть и обратная сторона: почты становится все больше, в ней все легче «утонуть».
Евгений Петрович Стружак, первый заместитель руководителя департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы:
«Рекомендую выделять в течение дня определенное время для работы с почтой. При этом научиться сортировать письма, выделять те из них, которые требуют первоочередной обработки. Далее – определить письма, ответ на которые может быть направлен в течение нескольких дней, и запланировать дату и час, когда вы сможете к ним вернуться».
Существует несколько простых рекомендаций, касающихся работы с электронной почтой.
1. Значимые устные договоренности после встреч, телефонных разговоров и т. п. фиксировать кратким «резюмирующим письмом». Времени это занимает немного, зато исключает разночтения и конфликты в будущем. Кроме того, письмо легко превратить в задачу и поставить на контроль в личной системе контроля задач.
2. Следить за актуальностью поля «Тема», его соответствием сути письма. В темах использовать ключевые слова – названия проектов, контрагентов и т. п. – в именительном падеже. Это существенно облегчает поиск нужных писем, их фильтрацию и сортировку.
3. Внятно обозначать, что именно требуется от адресата. Например, письмо с темой «К сведению», пустым содержанием и приложенной служебной запиской на 20 мегабайт вряд ли обрадует получателя.
4. Обращаясь к руководителям, формулировать предложения и варианты действий, а не проблемы. Руководителю в таком случае легче принять решение и дать оперативный ответ.
5. Использовать личную систему сортировки писем в подпапки, цветовой раскраски входящих писем, использования флагов «К исполнению» и напоминаний, которые можно ставить на письма.
Александр Христофорович Бенкендорф вспоминал: «Императрица Мария Федоровна [мать императора Николая I], несмотря на обширность своих занятий, никогда не позволяла себе лечь спать, не ответив на все полученные письма». Нужно учесть, что в круг ее «обширных занятий» входило создание и курирование многочисленных благотворительных учреждений, которые впоследствии так и называли: «Ведомство императрицы Марии Федоровны».
Сам император Николай I, работавший по 14–16 часов в день, однажды жестко одернул одного из небрежных в переписке подчиненных следующей резолюцией: «Вы, кажется, забыли, что я привык читать, а не просматривать присылаемые бумаги».
Много других интересных подробностей о государственном управлении в этот период можно найти в книгах серии «Жизнь замечательных людей»: «Александр I», «Николай I», «Бенкендорф» и «Аракчеев», упомянутых в Обзоре литературы.
Хорошо организованный секретариат экономит руководителю огромное количество времени. А эффективное решение вопросов, требующих внимания и участия высоких государственных руководителей, подразумевает умение грамотно взаимодействовать с их секретариатами.
Подробное описание работы секретариата государственного деятеля выходит за рамки нашей книги. Отметим лишь, что в хорошо настроенных секретариатах обычно внедрены и работают несколько важных функциональных блоков:
1) контроль оперативных поручений руководителя;
2) планирование рабочего графика руководителя;
3) управление контактной базой руководителя;
4) работа с бумажными и электронными документами;
5) подготовка и отслеживание результатов совещаний;
6) решение организационно-бытовых вопросов: командировки, выездные встречи и т. п.
Напишите нам на [email protected] и запросите статью «Организация работы государственного руководителя высшего звена», написанную специально для этого издания личным помощником одного из таких руководителей. В поле «Тема» сделайте пометку «Книга Госслужба: запрос статьи о работе секретариата»; в тексте письма укажите ФИО, должность, организацию, город, мобильный телефон и e-mail.
Обучение эффективного руководителя, а в особенности государственного служащего, ни в коем случае не заканчивается получением диплома о высшем образовании. В XXI веке технологические и управленческие изменения происходят чрезвычайно быстро.
Одной из причин жизнеспособности китайской модели государственного управления, существующей уже более 5000 лет, несмотря на все завоевания, революции, перевороты и т. д., считается огромное внимание, традиционно уделяемое образовательному уровню чиновников, в частности системе экзаменов. И в древности, и в наше время большинство государственных должностей в Китае невозможно занять, не сдав определенный экзамен. Используются также сложные системы оценок, аттестаций и т. д.
Ли Куан Ю в своих знаменитых мемуарах «История Сингапура – из третьего мира в первый» так описывает эту систему:
«Один бывший партийный активист объяснил мне, как Отдел кадров КПК отбирает наиболее талантливых людей. На каждого работника заведено персональное дело, которое начинается с табеля начальной школы и содержит не только оценки, но также характеристику преподавателя, оценивающего его поведение, черты характера и отношение к делу. Каждая ступень карьеры сопровождается отчетами руководителей и коллег.
При каждом повышении по службе, перед назначением, все кандидаты проходят аттестацию. В высших эшелонах пирамиды власти существует ядро численностью 5 000–10 000 человек, которые были тщательно отобраны и отсеяны Коммунистической партией Китая, а не правительством.
Чтобы удостовериться, что эти оценки верны, специальная инспекционная комиссия из центра посещает провинции и города, оценивая лиц, проходящих аттестацию, а также интервьюируя активистов, перед тем как повысить их. В случае возникновения разногласий вопрос рассматривается в Пекине. Отбор ведется тщательно и всесторонне».
На госслужбе существуют определенные требования к регулярному обучению и повышению квалификации.
Раз в три года госслужащие проходят аттестацию, в ходе которой аттестационная комиссия оценивает результативность работы на занимаемой должности, отсутствие нарушений законодательства и т. п. Возможны четыре результата аттестации.
1. Чиновник соответствует занимаемой должности и рекомендуется к включению в кадровый резерв на более высокую должность.
2. Соответствует занимаемой должности.
3. Соответствует должности, но при условии дополнительного обучения, повышения квалификации.