Создавая сувенирную продукцию, подбирайте ее так, чтобы она пользовалась популярностью у детей. Например, не отдельные магнитики на холодильник, а набор, чтобы ребенок смог с ним играть. Однажды на Новый год мы в клубе дарили детям магнитную сказку, главным героем которой был котенок Умничка, и книжку про него, которая помогала разнообразить игры с магнитами.
Посмотрите на свой будущий или уже действующий клуб со стороны. Какое у него «лицо»? Если увидели недостатки, поспешите их исправить. Как мы знаем, театр начинается с вешалки, а детский клуб – с индивидуальности!
Рано или поздно руководитель любого детского клуба начинает задумываться о приведении всех бумаг в порядок. Как показывает практика, лучше сделать это раньше, чем позже. Для этого есть много причин, основная из которых, конечно, различные проверки. Не надо думать, что детские клубы не проверяют. Вот наш клуб уже успели проверить три разные организации – в октябре 2013 года была выездная проверка трудовой инспекции, в мае 2015 года – СЭС, а в августе налоговая инспекция почтила наш клуб своим присутствием. Многие детские центры по всей стране проверяют (штрафы в зависимости от состояния документов бывают самые разные).
По своему опыту могу сказать, что в ведении документации нет ничего сложного. Тут есть два главных момента: 1) знать то, что надо делать. Многие руководители детских клубов даже понятия не имеют, какие документы должны быть в развивающем центре. К большому сожалению, получить список этих документов ни в одной из организаций невозможно, но ориентиры существуют; 2) должна быть отлажена система работы с документами, которая позволяет не забыть ни об одной важной бумажке.
Рассмотрим каждый пункт подробнее. Сначала надо понять, какие документы и в какое время мы должны составлять или заполнять. Запомните, что всем тем, что связано с бухгалтерией, должен заниматься профессиональный бухгалтер. Его необходимо официально трудоустроить, иначе нужного качества работы вы никогда не получите, ведь по документам значиться главным бухгалтером будете вы, следовательно, и вся ответственность – на вас.
Многие руководители детских клубов пытаются сэкономить на бухгалтере и на стадии открытия либо пытаются сами вести бухгалтерию, либо в лучшем случае берут на работу знакомую знакомой или соседку, договариваясь о небольшой неофициальной оплате. Например, на данный момент в Москве ставка официального трудоустройства бухгалтера в детский клуб – 15 тысяч рублей, а с «подругой» можно договориться и за 5 тысяч рублей. Экономия налицо. Но в 100 % случаев оказывается, что «подруги» бухгалтерией практически не занимаются, а просто сдают отчеты в налоговую и другие организации. Отчеты, конечно, обязательно надо сдавать, но, помимо них, есть еще масса другой работы – заполнение кассовых отчетов, ведение документации по банку, составление авансовых отчетов, контроль по хозяйственным договорам и т. д. Эта масса бумаг, которая ежемесячно скапливается в маленьком детском клубе, должна быть распечатана, подписана и подшита в папку.
В 2015 году к нам обратился за помощью клуб, который проработал всего пять месяцев. Руководителя интересовала прежде всего прибыль, которую приносит клуб, но в ходе анализа деятельности выяснилось, что многие расходы связаны именно с бухгалтерией. Бухгалтерию в этом клубе вела «знакомая знакомой». Конечно, бумаг практически никаких не было. Мало того, база налогообложения была выбрана неверно и клуб нес значительные материальные потери только из-за одной этой мелочи, не говоря уж о других вопросах. Мы настояли на смене бухгалтера – и работа закипела. Новому бухгалтеру пришлось еще пять месяцев разгребать ошибки, допущенные предыдущим «профессионалом». Если бы в первые пять месяцев по какой-то жалобе в клуб пришли проверки, то огромных штрафов было бы не избежать, поскольку документов в клубе практически не было. А из проверяющих никто и слушать не будет, что «мы только что открылись и не знали».
Если не брать бухгалтера в плат, можно воспользоваться услугами аутсорсинга, то есть подписать договор с компанией, которая предоставляет вашему клубу бухгалтерские услуги. Это неплохое решение вопроса, поскольку аутсорсинг предусматривает существенную экономию затрат, связанных с наймом и содержанием бухгалтера в штате. Но у аутсорсинга есть и минусы: решать вопросы, возникающие в клубе и требующие незамедлительного рассмотрения, вы не сможете. Все-таки личный бухгалтер – это возможность посоветоваться лишний раз и прояснить ситуацию в любой момент, когда такая необходимость возникнет у руководителя детского клуба. Кроме того, на бухгалтера можно переложить часть своих обязанностей, перечисленных далее.
1. Ведение кадровых документов. Все, что связано с приказами, кадровыми журналами, личными карточками сотрудников и т. д., вы передаете бухгалтеру. Для него вся эта работа знакомая и несложная (так как напрямую связана с его непосредственной деятельностью). Например, бухгалтер начисляет отпускные, а значит, готовит и все документы, связанные с отпуском, заполняет необходимые карточки и журналы. Доплачивать бухгалтеру за ведение кадрового дела не надо.
2. Обязанность оплачивать свет и коммуналку. В некоторых клубах эту функцию выполняет или сам директор, или администраторы. В нашем клубе – бухгалтер.
3. Бухгалтеру можно поручить всю работу, связанную с обслуживанием кассового аппарата. Раз в год кассу надо возить на проверку в налоговую инспекцию, менять ленту и т. д. Эту работу можно поручить сторонней организации (в Москве, например, данная услуга стоит 12 тысяч рублей), а можно делегировать бухгалтеру.
4. Руководитель детского клуба может просить бухгалтера готовить ему информацию, необходимую для управленческого учета.
Кроме бухгалтерских бумаг, есть документы, связанные с охраной труда, СЭС и пожарной безопасностью. Вначале во всем придется разобраться самому, но это несложно. В этом может помочь наш сайт http://www.tvoyklub.ru. Там вы найдете много бесплатной информации, которая поможет разобраться в трудных вопросах. Конечно, существуют организации-посредники, готовые сделать «под ключ» все документы. Отдельные организации занимаются только документами СЭС, другие – пожарной безопасностью, третьи – охраной труда. Но они берут немалые деньги за свое посредничество, и нет никакой гарантии, что все документы изготовлены правильно. Кстати, завести требующиеся журналы совсем несложно, гораздо сложнее упорядочить работу по их ведению, а никакая организация за вас их вести не будет.
С руководителем одного детского клуба мы общаемся несколько лет. Не так давно Елена заезжала в гости. Мы разговаривали обо всем на свете, но дело, как обычно, коснулось прибыли детского клуба. «Денег совсем нет! Бизнес денег не приносит!» – расстраивалась Елена. Мы убеждали в обратном. Затем решили посмотреть на доходы и расходы ее детского клуба. Доходы были абсолютно нормальными, дети ходили на занятия исправно, группы заполнены, цены соответствуют району – клуб явно неубыточен. Анализ расходов нас шокировал. Одной из крупных трат за последний месяц была плата за документы по пожарной безопасности – 120 тысяч рублей! Сумасшедшие деньги! Я стала уточнять, может быть, что-то вышло из строя, например автоматическая пожарная сигнализация и происходила замена оборудования? Нет! Это была сумма за оформление обычных документов. Мы поинтересовались, неужели Елена действительно считает эту сумму разумной за ту небольшую работу, которую выполнила фирма? Расстроенная Елена рассказала, что просто было лень заниматься бумагами и она думала, что закроются все вопросы. Но документы надо контролировать, а значит, необходимость разобраться во всем осталась, как и прежде.