Около пяти лет назад я проводил семинар по стратегическому планированию в компании, оценивавшейся в 30 миллионов долларов. Я рассказал слушателям историю про лягушку, которую надо съедать по утрам. Она настолько им понравилась, что на следующее Рождество каждый руководитель в этой компании получил в подарок бронзовую фигурку лягушки, чтобы она, стоя на письменном столе, напоминала им о важности данного принципа.
Спустя пять лет годовой объем продаж в этой компании вырос с 30 до 100 миллионов долларов. Я продолжаю сотрудничать с ней, и все руководители с гордостью показывают мне фигурки лягушек на своих столах и рассказывают, насколько эта идея повысила их личную производительность. Попробуйте и вы сделать то же самое.
У людей, отличающихся высокой производительностью, рабочее место всегда аккуратно убрано. У тех же, кто работает неэффективно, оно выглядит так, словно там взорвалась граната. По всему столу у них разбросаны документы и папки. Не берите с них пример.
Всегда содержите свой письменный стол в порядке, даже если вам придется сбросить все документы с него на пол. Стол должен быть чистым!
Примерно 30 процентов рабочего времени тратится на поиски вещей или документов, которые вы куда-то засунули. Если кто-то говорит, что ему лучше работается за заваленным бумагами столом, это все выдумки. Если заставить такого человека убрать все со стола и работать над одним заданием, не отвлекаясь ни на что другое, его производительность сразу же удвоится.
Для работы с бумагами используйте формулу ВПРД.
Буква «В» означает выкинуть. Самыми действенными инструментами повышения эффективности работы в офисе являются мусорная корзина и кнопка «Удалить» на компьютере. Выбрасывайте и удаляйте все, что только можно, чтобы не отвлекаться от главного дела. Особенно это касается рекламных посланий, ненужных подписок на печатные издания, компьютерного спама, газет и других материалов, которые вы не используете в работе.
Буква «П» означает передать. Подумайте, кто еще, кроме вас, может поработать с этим документом. Сделайте на нем пометку и отправьте кому-нибудь другому. Используйте любую возможность делегировать полномочия, чтобы высвободить время для работы, которую можете выполнить только вы.
Буква «Р» означает взять в работу. Используйте для таких документов специальную папку или компьютерный файл. В них должно содержаться только то, что требует вашего непосредственного участия в ближайшем будущем. Этим документам необходимо уделять все внимание.
Буква «Д» означает досье. Сюда входят документы, которые понадобятся вам в будущем.
Правда, занося документы в эту папку, вы должны помнить, что 80 процентов из них так и останутся невостребованными. Откладывая какую-то бумагу, чтобы обратиться к ней в будущем, вы тем самым создаете лишнюю работу для кого-то другого. Подумайте, так ли она необходима вам на самом деле.
Сегодня можно найти немало специалистов по организации труда, которые сдерут с вас несколько сотен долларов только за то, чтобы расчистить ваши столы и организовать рабочее место. Первым делом эти эксперты помогают клиентам разобрать горы документов и писем, которые годами скапливались до лучших времен. Здесь должно действовать простое правило: если вы не брали документ в руки в течение шести месяцев, значит, он никому не нужен. Немедленно удалите его из компьютера или отправьте в мусорную корзину.
Мой девиз гласит: «Сомневаешься? Выкидывай!» Это касается писем, старых журналов, бюллетеней, книг и всего остального, что заполняет ваши столы и шкафы.
Многие люди создают у себя целые залежи журналов, бюллетеней, газет и другой информации, которая только попадает им в руки. Неспособность выкинуть все это старье обычно объясняется небогатым детством или передается по наследству от родителей, которые выросли в бедности. Пора понять, что вы не в состоянии полностью прочитать даже новую информацию, которую получаете ежедневно. Надо приучить себя как можно скорее выбрасывать весь бумажный мусор. Соблюдайте на своем рабочем месте чистоту. На столе перед вами должны лежать документы, относящиеся к одному-единственному делу – тому, которым вы занимаетесь в данный момент. Это значительно повысит вашу производительность.
Сегодня люди чаще всего отправляются в поездки на автомобилях и самолетах. Оба эти способа передвижения необходимо использовать рационально.
Сидя за рулем, слушайте образовательные аудиопрограммы. В среднем человек проводит в машине 500–1000 часов в год. Это примерно соответствует по времени 1–2 университетским семестрам. Специалисты из Университета Южной Калифорнии пришли к выводу, что можно повысить свой уровень образования до университетского, если просто слушать учебные программы, перемещаясь в автомобиле с места на место.
Превратите свой автомобиль в университет на колесах. Рассматривайте его как обучающую машину, мобильную аудиторию. Поступите в «автомобильный университет» и посещайте занятия в нем на протяжении всей трудовой жизни.
Многие люди приобретают высокий уровень образования в своей области только за счет использования учебных аудиопрограмм. Вам следует брать с них пример. Вы должны принять решение, что буквально с завтрашнего дня не будете садиться в машину без диска с обучающей программой.
В самолете тоже можно работать. Специалисты по тайм-менеджменту утверждают, что за один час полета можно сделать столько же, сколько за три часа в шумном офисе. Причина в том, что в самолете можно работать, ни на что не отвлекаясь, если вы заранее все как следует организовали и спланировали.
Рассматривайте любой полет как возможность поработать и повысить свою производительность. Заранее планируйте свои поездки. Составьте перечень дел, которые вы хотели бы выполнить во время полета. Убедитесь, что взяли все вещи, которые могут пригодиться вам в работе.
Приезжайте в аэропорт заранее, по крайней мере за час до вылета. Это даст возможность без спешки пройти все стадии контроля и спокойно сесть в самолет. В результате вы сможете приступить к работе сразу же, как только подниметесь в воздух.
Как только самолет наберет высоту и вы сможете опустить откидной столик, раскладывайте на нем все необходимые материалы и начинайте работать. Не поддавайтесь искушению почитать журнал, торчащий в кармашке кресла, или посмотреть фильм, который демонстрируют пассажирам во время длительного полета. Не употребляйте алкоголь. Вместо этого пейте по два стакана воды каждый час полета. Это придаст вам бодрости и позволит легче адаптироваться к смене часовых поясов.