Я думаю, что причина всех наших угрызений совести по поводу потраченного времени заключается в том, что мы не знаем, на что оно потрачено. Тщательный мониторинг – пусть даже в течение всего одной недели – поможет решить эту проблему. Поверьте мне, результаты могут стать для вас настоящим откровением! У вас появится возможность адекватно оценить все ваши дела. У вас возникнут вопросы: «Какие из этих дел вообще лишние? Что можно перепоручить другим? Какое из моих дел можно выполнять более эффективно?» – и вы сможете найти на них ответы.
Итак, вы определили свои цели, составили план действий и уже находитесь на пути к их воплощению. Но все это еще не означает, что ваш план максимально эффективен.
Я уверен, что вы слышали выражение: «Важнее совершать правильные поступки, чем совершать ненужные поступки правильно». Мы уже учли эту мысль в процессе постановки целей, разработки планов действий, уточнения наших ценностей и собственно в ходе движения к «невозможному» – ведь теперь мы точно делаем то, что нужно. Но это не значит, что не стоит задуматься о максимальной эффективности того, что мы делаем.
Задумайтесь о том, как вы можете продвинуться вперед с точки зрения производительности. Ведь ее недостаток приводит к бесполезной трате времени и в конечном итоге не дает нам достичь поставленных целей.
Каждый год компании тратят миллионы долларов на планы повышения производительности труда, которые помогут сделать процессы более организованными и повысить качество работы. Но все эти инициативы идут «сверху»! Почему-то сами люди к этому не стремятся. Они не задаются вопросами типа: «Как можно более эффективно выполнить это задание?» или «Как сделать то же самое, но за меньшее время?» Почему-то для многих остается тайным знанием тот факт, что бóльшая эффективность означает меньшее затраченное время, бóльший доход или лучшее качество конечного результата.
Чем эффективнее мы используем каждый час, тем больше времени остается на осуществление наших целей – какой бы сферы жизни они ни касались.
Я думаю, что люди совершают ошибку, начиная организацию своего времени с установления приоритетности тех или иных дел и заканчивая определением того, что из этого списка можно было бы делегировать.
Почему? Позвольте объяснить поподробнее.
Все книги о тайм-менеджменте, включая и мои, акцентируют внимание на определении приоритетов. Несомненно, это важно. Но прежде чем этим заниматься, спросите себя: «Что я могу вычеркнуть сразу? Какое из своих дел я могу делегировать другим, независимо от его приоритетности?» Если же вы будете делать все в обратном порядке, то просто не сможете удалить или делегировать то, что следовало бы, – ведь оно может показаться вам слишком важным для того, чтобы кому-то его поручить.
Не могу не заметить, что очень важной составляющей не только тайм-менеджмента, но и вообще успеха в жизни является умение говорить «нет». Многие из нас взваливают на себя почти невыполнимый груз дел и ответственности. В офисе мы посещаем слишком много совещаний и встреч, дома берем на себя много ненужных задач – мы совершаем кучу дел, которые в конечном итоге не приводят нас ни шаг ближе к заветным целям.
Как же решить, от чего отказаться, а что – перепоручить?
Ваши цели и ценности послужат вам своеобразным фильтром! То, что вы делаете и собираетесь делать, должно соответствовать вашим целям и ценностям.
Знаете, очень часто я вижу, как люди проходят процесс постановки целей, разрабатывают планы, начинают их внедрение – и на последнем этапе позволяют мелким делам и ненужным деталям отвлечь себя от намеченного курса, вымотать и просто свести с ума! И потом эти люди говорят: «Я сделал все, чтобы наладить свою жизнь и достичь невозможного. Но работает ли этот метод вообще? Я чувствую, что поставленные мною цели служат лишь источником стресса, они давят на меня, и я не могу сфокусировать свое внимание на том, чем хочу заниматься».
Возникает вопрос: если ваши цели не имеют ничего общего с тем, «чем вы хотите заниматься», откуда вы их вообще взяли? А если ваши цели – это то, что нужно, значит, выматывают вас не они, а то, что НЕ нужно. И пришло время без колебаний от этого избавиться!
Запомните! Если вы хотите иметь достаточно времени, чтобы сфокусироваться на всем, что важно и значимо для вас, то уделите пристальнейшее внимание делегированию, «вычеркиванию» из списка и активному использованию слова «нет».
После того как вы отказались от того, что не нужно, пришло время рассортировать то, что осталось. Существует множество способов и систем расстановки приоритетов. Лично я использую очень простой процесс, состоящий из трех шагов.
Сначала я разбиваю все дела на:
• самые важные и срочные;
• важные, но не срочные;
• срочные, но не такие важные.
Разницу между срочными и важными делами можно понять так: если кто-то звонит мне или отправляет e-mail, или пытается связаться по Скайпу, это может быть срочно. Но я не отвлекаюсь на них, если в это время занимаюсь более важным делом. Всегда нужно выбирать более важные дела. В наш век технологий и коммуникаций, когда ответ становится возможным за доли секунды, все считается «срочным». Не давайте миру вас отвлекать от важных дел только потому, что кому-то «не терпится».
Итак, я внимательно анализирую свои дела и спрашиваю себя: «Хорошо, что из этого срочно, что важно, а что – и то, и другое?»
Срочность может служить источником дополнительного стресса и сильно раздражать вас, поэтому постарайтесь как можно быстрее избавиться от «важных и срочных» дел. Выполните их не откладывая!
Далее я приступайте к самым важным, и уж потом – к срочным. Интересный факт: «срочные», но не важные дела, часто сами по себе «рассасываются», если не хвататься за них в первые же минуты.
Например, вы пишете важный отчет, а кто-то активно пытается привлечь к себе ваше внимание в «аське», но вы не отвечаете, так как правильно расставили приоритеты. Спустя час, когда отчет закончен, вы спрашиваете «просителя из ICQ»: «Что ты хотел – я освободился?» «Да, так, – отвечает он, – хотел рассказать тебе свежий прикол, пока не забыл». Вывод: прикол никуда не делся, а отчет был сдан в срок и без ошибок «из-за отвлекания».
Хочу обратить ваше внимание на одну важную вещь. Когда вы создаете список важных, а потом и срочных дел, обязательно нумеруйте каждый пункт и расставляйте их в порядке, который важен для вас. Очень часто люди создают свой список и потом говорят: «У меня получилось 27 важных и срочных дел». Но вам же нужно будет фокусировать свое внимание на каждом из них по очереди! Поэтому присвойте каждому порядковый номер.