А как насчет выполнения двух или трех заданий одновременно?
Многие люди придерживаются такой техники, но здесь нужно быть крайне осторожными и принимать решение за себя. Не все способны «работать Юлием Цезарем», который мог делать с десяток дел одновременно.
Что касается меня лично, то я могу работать без перерыва в течение 2–3 часов, если это важное и срочное дело, а в последующие 3 часа переключиться на что-то другое, чтобы отвлечься, снять напряжение и разнообразить работу. Затем я опять возвращаюсь к первоначальному занятию.
Итак, если вы можете заниматься двумя или тремя вещами одновременно, то почему бы и нет? Но для большинства людей подобное жонглирование – невыполнимая задача. Если вы – из их числа, ни в коем случае не считайте себя в чем-то хуже других. Ничего подобного! Вы можете работать также эффективно, просто вам нужно браться за каждое задание по отдельности и доводить его до конца.
Напоследок хочу поделиться еще одним маленьким секретом, который помогает не только планировать день, но и сохранять некую гибкость и адаптироваться под постоянно меняющиеся обстоятельства. Когда вы расставляете приоритеты и планируете выполнение дел одного за другим, оставляйте между ними «пробелы» минут по 15 для того, чтобы иметь возможность «вклинить» в эти перерывы, если понадобится, более мелкие, «взявшиеся из ниоткуда» задания. Если же таких дел не появится – просто передохните, «перезагрузите» мозги. Это поможет вам повысить продуктивность и приступать к новым делам посвежевшим.
Даже если у вас есть заранее подготовленные планы действий, это еще не значит, что они будут прекрасно и органично вписываться в каждый рабочий день. Именно поэтому у меня есть неплохое предложение для тех, кто хочет максимизировать свое время и достичь поставленных целей.
Каждое утро, прежде чем приступить к работе, посвящайте как минимум 10 минут анализу дел и планов на начавшийся день. Не торопитесь бросаться в омут работы, присядьте там, где никто вас не потревожит и продумайте все, что вы хотите совершить в этот день. В конце рабочего дня также потратьте 10–20 минут на обзор результатов прошедшего дня. Проанализируйте, что прошло хорошо, а что не удалось. Запишите свои идеи о том, что можно было бы улучшить или исправить в выполнении заданий. И обязательно подумайте, как это можно претворить в жизнь на следующий день.
Еще одно предложение. Планируйте свой последующий день вечером предыдущего. Пишите сегодня план на завтра.
Почему планировать каждый день так важно?
Дело в том, что многие из нас крутятся как белки в колесе, проходя один за другим круги бешеного ритма жизни. И мы не останавливаемся даже на минутку, чтобы оценить, приносят ли наши действия желаемый результат. Все это происходит потому, что у нас нет плана на день, и мы не следуем определенным, заранее намеченным шагам. С каждым днем отсутствие плана приводит к еще большему беспорядку и путанице в вашем рабочем расписании – вам начинает казаться, что вы все время воплощаете в жизнь желания кого-то еще, а не ваши.
Я считаю очень-очень важным процесс оценки того, насколько успешно вы работаете по своему плану, насколько хорошо у вас получаете планировать в целом и удается ли вам предсказывать наступление различных событий. В конечном итоге все это дает вам понять, приводят ли ваши действия к осуществлению поставленных целей или вы просто движетесь по раз и навсегда намеченному плану, изредка сверяясь с давно устаревшими контрольными точками.
Каждый день обдумывайте то, что собираетесь сделать! Только так вы сохраните гибкость и сможете достигать своих целей, несмотря ни на какие неприятные сюрпризы судьбы.
Этот принцип идет рука об руку с предыдущим правилом.
Если вы хотите контролировать ход своего дня, то я дам вам простой совет: все записывайте!
Для этого вам понадобится создать свою систему – то есть организовать свои записи так, как удобно вам.
Вы можете вести записи в тетрадке, на КПК или компьютере. Я считаю, что абсолютно все должны вести календарь и записывать туда важные даты, дела и задачи – и планировать все свои занятия вокруг этих «огурцов» (вспомните нашу «Банку» из начала главы).
Немаловажным аспектом контроля вашего дня также будет служить так называемый «To Do List» – список дел, которые вы не планировали на конкретное время, но которые нужно завершить в течение дня. Если же вы не запишете эти задания, то просто-напросто забудете о них в рабочей суете.
Если у вас нет системы, и вы не записываете свои дела, то не сможете эффективно управлять своим временем и добиться желаемых целей. Любые заметки помогут вам прояснить и упорядочить свои мысли – чтобы весь день не мучится ощущением того, что вы «точно о чем-то забыли!»
Альберт Эйнштейн однажды сказал: «Все необходимо упрощать настолько, насколько только возможно. Но не проще того».
Как мне кажется, он имел в виду то, что нужно по максимуму использовать простоту, скрытую в каждом деле, но не доходить до примитивности и не «срезать углы» в по-настоящему важных вещах.
Этот принцип легко понять, но трудно овладеть им на практике.
Чем проще все, что вы делаете, тем легче будет это кому-то объяснить, тем быстрее можно это выполнить, и тем более эффективным будет конечный результат.
Что тут еще добавишь?
Если вы сможете упростить как можно большее количество дел и процессов, вы сделаете свое управление временем более эффективным. И в конечном итоге сможете достичь целей, которые наметили, гораздо быстрее.
Внимательно посмотрите на все свои дела, процессы и процедуры и задайте себе вопрос: «Как я могу это упростить? Как это можно попроще написать или проще выполнить? Как я могу это сделать проще для других и для себя?»
У простоты есть одна важная особенность. Большинство наших целей в какой-то степени касаются других людей и других организаций. Недостаточно упростить только нашу жизнь, также важно сделать все возможное, чтобы упростить делегируемые полномочия и другие точки соприкосновения с другими людьми. В противном случае ошибки этих людей могут навредить вам и сделать вашу жизнь сложнее и запутаннее. Ведь придется самому переделывать то, что вы поручили другому человеку, который из-за сложности и «заумности» ваших слов или самого дела сделал все наперекосяк.
Все, что мы делаем, имеет свой «срок годности» – то есть дату, до которой любое задание или дело необходимо завершить, а иначе оно потеряет смысл.
Мы говорили о важности сроков при постановке целей и разработке планов. Если у дела нет срока выполнения (дедлайна [8] ), то пропадает необходимость делать его срочно (или вообще – когда-нибудь). Другими словами, то, у чего нет конкретного срока исполнения, нашим сознанием рассматривается как неважное.